12/12/2019 מאת: ירון לוי

בתור בעל עסק אתה בוודאי מטפל מדי יום בעשרות משימות אשר רובן לפחות נראות מאוד חשובות ואף דחופות, ופשוט לא ניתן לוותר עליהן. יחד עם זאת, איכשהו אתה מרגיש משהזמן חומק לך מבין האצבעות ורשימת המשימות שאתה מחזיק בראש רק הולכת ומתארכת באופן סיזיפי. לו רק היה היום מורכב מ- 30 שעות אתה סבור שהייתי מצליח לטפל בכל העניינים, אולם סביר להניח שגם עם יממה ארוכה במיוחד עדיין היית מרגיש ברדיפה אחרי הזנב.

אכן, לכל אחד מאיתנו יש מסגרת מסוימת של שעות עבודה, שאצל עצמאיים ובעלי עסק נוטה להיות גמישה ואף תובענית יותר, ובכל מקרה במסגרתה יש להכניס ולטפל במגוון המשימות. השאלה היא כמובן, איך מנהלים את הזמן בצורה יעילה כך שהנושאים שבאמת יותר חשובים יטופלו, שלא יוותרו קצוות פתוחים ושלא תרגיש שאתה במרוץ בלתי נגמר שמצריך אותך ללהטט בין כמה דברים במקביל. על מנת לעזור לך לנהל נכון את הזמן שלך אנו מביאים לפניך 5 טיפים שבהחלט יכולים לסייע.

  1. ריכוז וניהול משימות

מרגע שנכנס המושג מולטי-טסקינג לעגה המקומית נדמה שכולם רוצים להיות מולטי-טסקרים. הבעיה היא שישנו בלבול לגבי משמעות המושג. רבים שוגים וחושבים שמולטי-טסקינג משמעו היכולת לבצעו כמה משימות במקביל, לעבור במהירות מדבר לדבר ולחזור אחורה, ובעצם לעשות ג'אגלינג כמו בקרקס. אבל האמת היא שמולטי-טסקינג הוא מושג האומר שיש לבצע כל משימה בתשומת לב מלאה, להיות רק איתה, ולאחר מכן לעבור למשימה הבאה בלי להתערבב. זוהי הדרך להשלים באופן יעיל ונכון את המשימה הראשונה, לעבור בראש נקי לשנייה וכן הלאה.

לשם כך, הדבר הראשון שצריך להכניס לנוהל היומי, השבועי והחודשי שלך הוא סדר במשימות. כדי לעשות זאת עליך להתחיל בפינוי זמן עבור משימה חדשה: להעלות גיליון אקסל או כל תוכנה אחרת, אפשר גם במחברת מסודרת, ולרשום עליה את מכלול המשימות שעולות בדעתכם ושאתה יודע שצריך לבצע בעסק, החל בפגישות עם לקוחות, משא ומתן עם ספק מסוים, נושאים הקשורים למערך השיווק והמכירות, גבייה מלקוחות שמאחרים בתשלום וכיוצא בזאת. יכול להיות שעצם הרישום כבר יתחיל לעשות לך סדר בעיניים ובראש, אבל גם סביר להניח שתישאר עם רשימה די ארוכה. לכן, בשלב הבא יש לתעדף את המשימות, כלומר להחליט אילו מהן יותר חשובות, הכרחיות או בוערות ואילו פחות. השתמש בצבע אחד או יותר על מנת לסמן את המשימות היותר חשובות כדי שהדירוג יהיה ברור מבלי שתצטרך לקרוא שוב ושוב בהמשך את כל הרשימה. כאמור, ניתן להשתמש במחברת אולם העדיפות היא לטבלת אקסל על המחשב או גיליון בענן, שכן מן הסתם עוד תבצע שינויים ותוספות ואינך רוצה להגיע למצב של בלאגן ואינסוף מחיקות ברשימה.

הרשימה הזו נותנת לך את הבסיס להתקדם איתו ברמה החודשית, השבועית והיומית. כך למשל, אפשר בכל סוף חודש או תחילת חודש חדש לעיין ברשימה ולגזור את התחומים העיקריים שבהם אתה צריך להתמקד בתקופה הקרובה. מכאן, תוכל להמשיך ולפזר את המשימות לאורך השבוע הראשון, השני וכן הלאה. מהרשימה השבועית כבר יורדים לרמת היום כאשר בכל יום כבר יש לך כמה משימות שהן החשובות והנחוצות לביצוע, ואותן עליך להקפיד ולבצע. נכון, תמיד ייתכנו הפתעות במהלך היום ולא בהכרח תגיע להכל, לכן מה שלא בוצע היום יוכל לעבור לרשימה של מחר. 

מה שחשוב להקפיד עליו ברשימה היומית הוא על איזון בין הזמן למשימות. זאת אומרת שאין טעם להעמיס המון משימות על יום אחד ולייצר לחץ שקשה מאוד לעמוד בו, ובוודאי שיהיה קשה להקדיש לכל משימה את תשומת הלב הראויה. כאמור, בכל יום יכולות להופיע הפתעות וגם משימות ספציפיות (כמו פגישה עם לקוח שכבר נרשמה כאמור ביומן החודשי והשבועי שלך), ויש להשאיר מרווחי זמן מספיקים גם עבורן. זכור לעבוד לפי תעדוף המשימות שהצבת, כאשר מסגרת הזמנים באותו היום (בוקר, צהרים, אחר הצהריים) מתכתבת עם סוג המשימה והיכולת הפרקטית לבצעה. לבסוף, דווקא ברמת היום לא חייבים לעבוד עם טבלת אקסל, והדבר תלוי באופי שלך, בסוג העבודה, במה שאתה מעדיף ואיך שהיום שלך נראה. עבור חלק מבעלי העסקים והעצמאיים, דווקא דף מחברת, פתקי תזכורת לא גדולים, פנקסים או הסמארטפון יכולים להיות יותר נגישים ומועילים מאשר טבלה שצריך לפתוח בשבילה בכל פעם את המחשב. 

  1. האצלת סמכויות

גם "האצלת סמכויות" היא מונח שרבים וטובים יודעים להגיד אותו, אבל ליישם – קצת פחות. לפעמים הדבר נובע משאיפה לריכוזיות והובלה, קושי להחליט על חלוקת משימות, קושי לסמוך על אחרים, פחד מפני אובדן שליטה, ויש עוד סיבות רבות נוספות. יחד עם זאת, ראוי לזכור כי האצלת סמכויות היא אבן יסוד לניהול יעיל של הזמן בעסק, ולפינוי של הבעלים אל משימות הליבה שמחייבות את טיפולו האישי. היא יכולה להקטין מאוד התעסקויות קטנות ושואבות זמן שאינן בהכרח מצריכות דווקא אותך, ומצד שני היא עשויה לתרום רבות לחיזוק שביעות הרצון, תחושת המסוגלות של העובדים ותחושת השייכות וההזדהות שלהם עם העסק.

מאידך, אין בכך לומר שכל המשימות בעסק ניתנות להאצלה, וגם לא לכל אחד. למעשה, את האצלת הסמכויות שלך יש לעשות בצורה חכמה – הן ברמת בחירת המשימה והן ברמת בחירה העובד. קודם כל, אם אתה בעל עסק שיש לו הרבה זמן פנוי, או שיש לך לפחות מספיק זמן כדי לטפל במכלול המשימות מבלי להזניח תחומים חשובים (כמו ניהול הפן הפיננסי, דוח התזרים וכדומה), הרי שאין צורך להתעקש על האצלת סמכויות.

בנוסף, אין להציל משימות על אנשים שאינך באמת סומך עליהם, שאין להם לדעתך את הכישורים או את ההכשרה והידע לטפל בנושא. נהפוך הוא, סמן את העובד המתאים שיכול לטפל במשימה או בנושא מסוים, גדול כקטן, ותן לו את הסמכות. מלבד הכישורים, המיומנות והאישיות של העובד, יש כמובן להתחשב ברמת המורכבות והחשיבות של כל משימה, ברמת התקשורת והאמון שיש לך מולו, ובאם יש לך שאיפה לקדם ולפתח אותו באופן כללי או בתפקיד זה או אחר בעסק.

ואולם, לא מדובר ב- "שגר ושכח". נכון שמרגע שהאצלת סמכות עליך לתת גיבוי לעובד ולסמוך עליו, אבל חשוב לייצר ביניכם גם מנגנון דיווח ובקרה שמשאיר אותך בלופ, ונסמך גם על התובנות, הניסיון והידע שלך. למעשה קיימות רמות שונות של האצלת סמכויות, שאותן יוכל יועץ עסקי להציג בפניך ולא ניכנס אליהן בפירוט עכשיו. רק נאמר שהרמות מתחילות בכך שהעובד אמון רק על תיאור הבעיה ואילו אתה מחליט מה יש לעשות בנושא. הן ממשיכות בכל שהעובד אמון על ניתוח הבעיה, הצגת חלופות, בקשת אישור לפעולה, טיפול בנושא ועדכון הבעלים לגבי התוצאות, ועד לרמה של עדכון לגבי תוצאת וקשיים רק בעת הצורך.

  1. לזהות את מוקדי בזבוז הזמן

המטרה של ניהול זמן איננה רק לפנות את הזמן ולמשימות הנדרשות לפי התעדוף שלהן, אלא כמובן לנהל אותן בצורה יעילה וממוקדת. אם תתבונן על הנעשה בעסק בשוטף בוודאי תוכל לראות ולהיזכר במקורות ספציפיים שבהם הזמן מושקע בצורה לא אפקטיבית ונוטה להתארך ולנזול. כך למשל, ייתכן שישיבות הצוות שלכם נוטות להתפזר לשיחות נחמדות ברמה האישית, אך אינן מקדמות בצורה משמעותית את הנושאים המדוברים. ייתכן גם שישנם אנשים, בין אם לקוחות ותיקים, ספקים מסוימים או עובדים, שמאוד אוהבים לשבת על כוס קפה, או פשוט להיכנס למשרד שלך ולהתחיל לדבר על אלף ואחד נושאים אישיים ומקצועיים. 

אם כן, נסה לזהות את המוקדים האלו שנוטים להיות בלתי יעילים ולבזבז את הזמן, ופעל בהתאם. כך למשל, מותר להיות יותר אסרטיבי מול עובדים, אפילו אם הקשרים האישיים חשובים וטובים, ולומר שכרגע אינך פנוי לשיחות שאינן ברמת דחיפות גבוהה. כמו כן, ניתן לפעול לייעול ומיקוד ישיבות הצוות, וניתן לעיתים לסגור עניינים מול ספקים בתכתובות במייל, בווטסאפ וכדומה – מבלי שתצטרך לנסוע לפגישה או לקיים אותה במשרד, על כל המשתמע מכך מבחינת שיחות החולין המתחייבות.

  1. מה שמתאים לך

יש הרבה מאוד עצות וטיפים שניתן לתת לגבי ניהול זמן יעיל, ויש לא מעט דברים שתוכל ליישם על עצמך וגם על העובדים ועל העסק. יחד עם זאת, מה שחשוב הוא לבחור את היישומים שמתאימים לך באופן אישי, שמתחברים לסדר היום הספציפי שלך ולדרך ההתנהלות המתבקשת בעסק. כך למשל, אם אתה יודע שהשעות היותר אפקטיביות שלך הן בבקרים, סגור את הדלת לשעות אלו בפני משימות פחות דחופות או כאלו הנוטות להיות פחות יעילות מבחינת ניצול הזמן. בנוסף, אם מתוקף תפקידיך אתה נוהג לנסוע ברכב לאורך היום, יש לא מעט שיחות שניתן לדחות אותם לשעת הנסיעה, כל עוד אתה משתמש בדיבורית כמובן.

  1. קבל ייעוץ ממי שיש לו כלים

יכול מאוד להיות ששאר הטיפים שנביא בהמשך יעזרו לך, או לפחות חלקם ידברו אליך ותוכל ליישם אותם בהצלחה אצלך בחיים העסקיים וגם הפרטיים. יחד עם זאת, כמות המידע, התובנות והעצות שניתן להעלות על הדף היא מוגבלת, ובכל מקרה ניתן לתת רק טיפים כלליים. המטרה שלך היא כמובן לקחת את הכללי וליישם על האישי בעסק המסוים שלך, אולם לא פעם דברים שאנשים קוראים ברשת ואפילו מבינים, אינם נטמעים ומיושמים כהלכה כאשר מגיע רגע האמת. למעשה, כפי שתראה, ניהול יעיל של זמן הוא הרבה יותר מעוד משימה שפשוט מבצעים פעם אחת ומכאן הכל דופק כמו שצריך. נהפוך הוא, מדובר בדרך התנהלות שאותה צריך לקיים לאורך זמן, תרתי משמע, ולהפקיד לחזק את ההרגלים החדשים והנכונים כנגד הרגלים שגרמו לזמן לנהל אותך במקום שאתה תנהל אותו.

את הפתרון הכי טוב לסוגיה הזו תקבל על ידי ייעוץ עסקי. הייעוץ ניתן מטעם יועצים עסקיים בעלי ניסיון רב, הן כיועצים והן כמנהלים של עסקים בשטח, היודעים ומכירים מקרוב את הלחצים, המגבלות והאילוצים שעימם בעל עסק בארץ צריך להתמודד. אנשים אלו מביאים עימם בין היתר ארגז כלים מקצועי עשיר, ולאור השיחות איתך והתבוננות על הנעשה בעסק, יוכלו לתת עצות וכלים יישומיים, פרקטיים ומדויקים עבורך לניהול אפקטיבי של הזמן. יתר על כן, העצות שלהם יוכלו לתרום להיבטים רבים נוספים הנוגעים לכישורי הניהול וההתנהלות השוטפת של העסק, דבר אשר יפנה לך הרבה זמן ויאפשר התנהלות נינוחה וחכמה יותר. מלבד זאת, תהליך ייעוץ עסקי יכול לגעת בקשת רחבה של היבטים בעסק, כך שהוא בכל מקרה מומלץ לביצוע אחת לשנה או שנתיים בעסק ללא קשר לתחום העיסוק, היקף הפעילות או השלב בו הוא מצוי.

יש עוד הרבה טיפים שנוכל לתת לך לניהול הזמן, אבל נחזור על הטיפ האחרון: יש דברים שהכי טוב לשפר אותם עם יועץ עסקי שעובד איתך ועם העסק מקרוב. לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ עלות וללא התחייבות, פנה אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.