איזה משימות ניהול בעל העסק צריך לעשות בעצמו ומה להאציל לאחרים

בעלי עסקים רבים מוצאים את עצמם מתלבטים אודות האצלה של סמכויות לעובדים, ובאמת מדובר בסוגיה שיש להתייחס אליה בזהירות ובחוכמה. אחת השאלות שנוטות לעלות היא איזה משימות ניהול בעל העסק צריך לעשות בעצמו ומה להאציל לאחרים, וזאת בנוסף לשאלות של בחירת העובד הנכון לכל משימה, מה רוצים להשיג בהאצלת הסמכות, וכדומה. במאמר הבא נשיב על שאלות אלו ונוספות.

האצלת סמכויות היא אחד המונחים השגורים בפיהם של מנהלים ובעלי עסקים, אולם היישום שלו לא פעם לוקה בחסר. אכן, רבים מתקשים להאציל סמכויות בצורה נכונה המועילה לעסק, למשל בשל קושי להחליט על חלוקת המשימות, שאיפה לריכוזיות והובלה, פחד מאובדן שליטה, קושי לסמוך על אחרים, היעדר אנשים מתאימים לביצוע משימות ספציפיות, רתיעה מגיוס עובדים מתאימים על העלויות הכרוכות בכך ובהכשרה, וכן הלאה. ואולם, כדאי לזכור שהאצלת סמכויות מהווה בסיס לניהול יעיל של העסק מבחינות רבות, המפנה את בעלי העסק למשימות הליבה שמצריכות את טיפולו האישי. האצלת הסמכויות יכולה להקטין משמעותית התעסקויות קטנות ששואבות אנרגיה וזמן ואין בהכרח מצריכות את הבעלים, ומהצד השני היא יכול לתרום מאוד לשביעות הרצון של העובדים, להזדהות שלהם עם העסק ומטרותיו, לתחושת המסוגלות והשייכות שלהם, לשביעות הרצון של הלקוחות, לפתרונות חדשים ומקוריים, ועוד.

יחד עם זאת, בדברים אלו אין לומר שאפשר להאציל את כל המשימות הקיימות בעסק, וגם לא לכל עובד. את האצלת הסמכויות צריך לבצע באופן חכם ומושכל, הן ברמה של בחירת העובד המתאים והן ברמה של בחירת המשימה. ראשית, אם אתם מבעלי העסקים הנדירים שיש להם הרבה זמן פנוי, או לפחות די והותר זמן על מנת לטפל בכלל משימות העסק מבלי להזניח תחומים חשובים כמו דוח התזרים והניהול הפיננסי, הרי שלא חייבים להתעקש ולהכריח את האצלת הסמכויות. כמו כן, יש להיזהר מהאצלה של משימות על עובדים שאינכם סומכים עליהם באמת, שלדעתכם אינם מחזיקים בכישורים או בידע וההכשרה ההולמת לטיפול בנושא. להיפך, מה שצריך לעשות הוא לסמן את מי שבאמת מתאים ויכול לטפל בנושא או במשימה מסוימת, ולתת לו את הסמכות. לצד האישית של העובד, הכישורים והמיומנות שלו, יש להתחשב כמובן בדרגת החשיבות והמורכבות של המשימה, באם יש לכם רצון לפתח ולקדם אותו בתפקיד מסוים או באופן כללי בעסק, וברמת האמון והתקשורת שיש לכם מולו.

ולבסוף, ראוי לזכור כי האצלת סמכויות איננה בגדר עצימת עיניים. אמנם יש לתת גיבוי ולסמוך על עובדים שעליהם האצלתם סמכויות, אולם יש גם חובה לייצר מגנון בקרה ודיווח ביניכם, המאפשר לכם להישאר בלופ ולהביא את הניסיון, הידע והתובנות שלכם. ייעוץ עסקי המלווה את העסק יכול לסייע רבות בתחום זה של האצלת סמכויות וביצועה הנכון והאפקטיבי, וגם להציג בפניכם רמות שונות של ביצוע. לדוגמא, ישנה רמות של האצלת סמכויות שבהן תפקיד העובדים הוא רק לתאר את הבעיה ולהשאיר את ההחלטה על דרך הטיפול למנהל. יש רשמות שבהן העובדים אחראיים לנתח את הבעיה, להציג חלופות, לבקש אישור לפעולה, לטפל ולעדכן את הבעלים אודות התוצאות, ויש רמות שבהן מכניסים את הבעלים ללופ רק בשביל לעדכן לגבי קשיים ולגבי התוצאות במידת הצורך.

אילו משימות כדאי להאציל ומה לעשות לבד?

מטבע הדברים, לא נוכל למנות כאן את כל המשימות בעסק שלגביהן צריך לקבל החלטה של האצלת סמכויות. באופן כללי ניתן לומר כי בעל העסק צריך להיות מעורב ולקחת על עצמו את כל ההיבטים הקשורים לניהול הפיננסי והכספים ולעמידה ביעדים, אולם גם כאן ישנם תחומים שניתן להאציל לאחרים. כך למשל, בעל העסק הוא שצריך להיות אמון על אישור כל תשלום לכל ספק לאחר בדיקה מדוקדקת מול מחירונים. מאידך, מה שניתן להאציל בתחום זה הוא את בדיקת המחיר מול המחירונים, כלומר להעביר את המשימה הזו לאחד העובדים בעסק. דוגמא נוספת היא אישור של תשלומי המע"מ והמיסים, משימה המוטלת על כתפיו של בעל העסק ואין להאצילה. הוא זה שצריך לבדוק מול רואה החשבון בכל חודש את סכומי התשלומים לרשות המיסים, ולאשר אותם לפני שרואה החשבון מבצע את התשלום.

עוד דוגמא לתחום שאין להאצילו לאחרים היא בדיקה של הדוחות הכלכליים, כגון דוח רווח והפסד, דוח תזרים מזומנים והתקציב. אחת לשבוע שבועיים על בעל העסק לבדוק את הדוחות על סעיפים השונים, להבין היכן עומד העסק ולגזור את המסקנות וההחלטות המתבקשות. בעל העסק הוא גם זה האמון על בניית חלק מהדוחות, כגון התוכנית העסקית והתקציב, וישנם דוחות כלכליים שמוכנים על ידי רואה החשבון. כמו כן, ניתן להסתייע בגורמים חיצוניים לבניית דוחות מסוימים, כגון יועץ עסקי בעל ניסיון רב והשכלה כלכלית הולמת. 

נושא נוסף שבעל העסק צריך להשאיר בידיים שלו הוא את הבדיקה החודשית של עמידה ביעדים אל מול התוכנית העסקית והסקת המסקנות (אפשרי שמישהו אחר יזין את הנתונים). מדובר בבדיקה של ההכנסות וההוצאות, שימוש בטבלת אקסל לצורך הרישום של כל סעיף וסעיף, וציון ההבדלים לטוב ולרע בין מה שהושג בפועל לבין יעדי התוכנית. במידת הצורך, למשל כאשר ישנם שינויים משמעותיים בשוק (עלייה דרמטית במחירי חומרי גלים, כניסה של מתחרים), בעל העסק הוא האמון על שינוי התוכנית העסקית בהתאם. לבסוף, נציין את תחום דוחות הגבייה שבעל עסק הוא הגורם האמון על בדיקה שלהם אחת לשבועיים. מאידך, את מלאכת הגבייה עצמה ניתן להאציל לעובד בעל כישורים בינאישיים מצוינים ויכולת להפגין אסרטיביות במידת הצורך.

תחומים שניתן להאציל אותם

בחלק הקודם הבאנו מספר דוגמאות למשימות בעסק המצריכות מעורבות גבוהה מצידו של בעל העסק, ולמעשה אמורות להישאר בחלקן הארי בידיו. לעומת זאת, ישנן משימות רבות בעסק שבהחלט ניתן להאציל לעובדים, וזאת כאמור בתנאי שהם מתאימים לביצוען בפרמטרים השונים, ולפי דרגת ההאצלה המתאימה לכם. כך למשל, ניתן להאציל סמכויות בתפקידים הקשורים לשיווק והמכירות בעסק, דהיינו הפנייה היזומה ללקוחות, המענה להם ושמירה על קשרים, סיוע בהתבלטויות ושאלות לגבי מוצרים, היבטים של שיווק ופרסום בערוצים השונים וכדומה. כמו כן, ניתן להאציל משימות רבות הקשורות ללוגיסטיקה בעסק, החל בשינוע ומידוף של מוצרים לספירת המלאי, וניתן להאציל משימות הקשורות לניהול כוח האדם בעסק. 

כאמור, משימות אלו ואחרות יש להאציל באופן חכם ומושכל, ולעיתים יש להתגבר על חסמים ומכשולים ברמת בעל העסק והמנהל, המעכבים את ניצול האצלת הסמכויות באופן אפקטיבי ומועיל לעסק. לשם כך ניתן להתייעץ עם יועץ עסקי מיומן המחזיק בניסיון עשיר גם כמנהל עסקים בשטח, ויכול להציע ארגז כלים ניהולי עשיר בתחומי האצלת הסמכויות, ניהול הזמן, הובלה ומנהיגות, העלאת המוטיבציה בקרב העובדים, ועוד.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.

אולי יעניין אותך

איך הופכים מעסק קטן לעסק גדול? יישום אסטרטגיות מובילות רבים מבעלי העסקים הקטנים חולמים על צמיחה והתרחבות, על הגדלה של קהל הלקוחות ואף הגעה לשווקים חדשים. השאלה היא כמובן, איך עושים את זה? איזו שיטה, גישה או אסטרטגיה תוביל אותנו אל הגשמת היעד והחלום? בשורות הבאות נבחן מספר אסטרטגיות מובילות להתרחבות של עסקים, ביניהם מודל […]

על פי סקרים שערכה הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה לפני כחודשיים, 35% מהעסקים במשק דיווחו על פגיעה בפעילות כתוצאה מהעלאת הריבית בשנים האחרונות על ידי בנק ישראל. אכן, עליית הריבית, המהווה כלי של בנק ישראל להילחם באינפלציה, מובילה להאטה במשק ולירידה בהיקף הפעילות הכלכלית. עם זאת, בחודש זה (ינואר 2024) הוריד לראשונה בנק ישראל את הריבית לאחר […]

הגדלת הרווחיות היא שאיפה בריאה וחשובה לכל עסק מכל תחום פעילות ובכל היקף. את היעד החיוני הזה ניתן להשיג בדרכים מגוונות, חלקן מצריכות חשיבה, תכנון והיערכות יחסית ממושכת, ואילו אחרות מהירות ופשוטות יותר, ומובילה להגדלה יפה של הרווחיות בעסק. בשורות הבאות תתואר השיטה הקלה ביותר להגדלת הרווחיות בעסק, היא הגדלה של הרווח הגולמי באמצעות מספר […]

על המשק הישראלי עוברת תקופה לא פשוטה, בדומה לשווקים אחרים ברחבי הגלובוס. אחת התוצאות הברורות של ההאטה הכלכלית במשק היא ירידה במכירות, אותה רואים בקשת רחבה של מגזרים, ובדגש על אילו שמוצריהם אינם הכרחיים ונתפסים כמותרות. מטבע הדברים, ירידה במכירות משפיעה על העסק בכלל ההיבטים, החל במצב התזרים ועד למורל של צוות המכירות ושאר העובדים. […]

שיווק נכון הינו מרכיב חיוני, שלא אחת מכריע בין הצלחה לכישלון עסקי. יחד עם זאת, בניית אסטרטגיה שיווקית מוצלחת לטווח הקצר והארוך כאחד, אינה עניין של מה בכך. היא מחייבות גישות וכלים נאותים ומגובשים. בשורות הבאות יוסבר כיצד בונים אסטרטגיה שיווקית לעסק דרך מספר נקודות מרכזיות. משמעותה של אסטרטגיה שיווקית מובן שכל בעל עסק מבקש […]

העסקים הקטנים במדינת ישראל מהווים מעל לתשעים אחוז מסך כל העסקים, ומגלגלים מעל לשישים אחוז ממחזור הכספים. ואולם, כפי שיודע כל בעל עסק קטן, קשה להצליח במדינה בה רק כשלושים אחוז מהעסקים שורדים בטווח הארוך. אז כדי להעלות את סיכויי ההצלחה של עסק קטן, חשוב לנהלו עם אסטרטגיה ותוכנית עסקית מקצועית, ומומלץ מאוד לקבל ליווי […]

אם בתקופה האחרונה נראה שהעסק קצת תקוע, ואינכם מצליחים למשש את הפוטנציאל הקיים בו, כדאי לעבור תהליך מקצועי של פיתוח עסקי. התהליך יכול להתמקד בנושאים שונים, כמו פיתוח מוצר חדש, כניסה לשווקים חדשים, שיפור מאמצי שיווק ומכירה, ועוד. חשוב לבצע אותו עם יועץ עסקי מנוסה, ושיותאם באופן ספציפי לצרכי ומאפייני העסק. מהי המשמעות של פיתוח […]

רכישה של עסקים הינה שכיחה מאוד עקב מספר יתרונות בולטים, כגון דילוג על שלבי ההקמה וההרצה, מוניטין ומעגל לקוחות קיים, ועוד. יחד עם זאת, ברכישה של עסקים ישנם גם מספר חסרונות, ובכל מקרה יש לבצע בדיקות מעמיקות לפני שמכניסים את היד לכיס. בשורות הבאות יובא מידע על בדיקות שצריך לבצע בעסקים המיועדים לרכישה, אותן כדאי […]

כל בעל עסק מבין את חשיבותו של הפרסום, המהווה יסוד ובסיס להצגת מוצרי ושירותי העסק, להגדלת ושימור מעגל הלקוחות והמחזור. עם זאת, רבים מבעלי העסקים חשים כי הפעילות הפרסומית והשיווקית אינה מביאה את הפירות המצופים, ומתלבטים מאוד בשאלת הפיצוח – להיכן להפנות המשאבים, מה התקציב הנכון כיצד לספר את הסיפור שיבדל אותם ממתחרים, אילו פלטפורמות […]

בעלי עסקים מקבלים מדי שנה דו"ח רווח והפסד מרואה החשבון שלהם, המורכב בעיקר מהסעיפים רווח גולמי, רווח תפעולי, הרווח לפני מס והרווח הנקי. מאמר זה יתמקד בסעיף הראשון, הוא הרווח הגולמי, שמעיד על רמת הרווחיות הבסיסית ביותר בעסק, ומשקף את העלות הישירה של המכירות.  במאמר נבין איך מחושב הרווח הגולמי, מה בדיוק הוא אומר, מה […]

כל עסק פועל על פי מודל כלכלי מסוים, המהווה את הבסיסי לרווחיות הגולמית שאיתה משלמים את ההוצאות הקבועות. או במילים פשוטות: איך מרוויחים מהעסק. ואולם, בעוד שבעסקים רבים המודל כבר ידוע למדי בהתאם להתנהלות הרגילה והמוכרת בתחום, ישנם עסקים יותר מיוחדים שבהם צריך לפענח ולהסביר ממה העסק מרוויח. למעשה, קיימים מודלים כלכליים רבים שניתן לבנות […]

שיווק ופרסום נמנים על יסודותיו החשובים ביותר של כל עסק. בעזרתם הוא מתפתח, פונה ללקוחות חדשים, שומר על נאמנות הלקוחות הקיימים, חודר לשווקים חדשים, שומר על רמה נאותה של הכנסה, מגדיל את המחזור, מחזק את המיתוג וכיוצא בזאת. אין פלא איפה, שרבים מבעלי העסקים שואלים את עצמם כמה בעצם להשקיע בפרסום, ולא פחות חשוב – […]

קווים רבים מחברים בין כלכלת העסק והמשפחה, ולו מהסיבה שהמשכורת שאתם מושכים מעסק משמשת לכלכלת הבית. ואולם, בקרב בעלי עסקים עצמאים נקודות החיבור וההקשרים בין כלכלת הבית ורווחיות העסק אינם מובנים היטב, ואף נעשות שגיאות שפוגמות בהתנהלות העסקית ובמצב הפיננסי של המשפחה. במאמר הבא יובא מידע בנושא.   הבית הוא עסק שעומד בפני עצמו אין […]

לכל ידוע כי על ישראל עוברת תקופה של עליית מחירים ושל שחיקת כוח המטבע, כלומר אינפלציה. יחד עם זאת, בעלי עסקים רבים אינם מבינים בדיוק כיצד האינפלציה משפיעה עליהם ומה ניתן לעשות בנושא. המאמר הבא מתייחס לסוגיה זו ומביא מספר המלצות.   מה זאת בכלל אינפלציה אינפלציה היא מושג כלכלי המתאר עלייה מתמשכת במחירים של […]

התמחור הינו מנגנון הפקת הרווחים העיקרי של כל עסק, ולכן תמיד כדאי וצריך להיות עם היד על הדופק לגביו, ובכלל לגבי הרווחיות. כפי שנראה במאמר זה, מרבית העסקים בישראל מתמחרים את מוצרים ושירותיהם ברמה נמוכה מהאפשרית, ולפיכך תשומת לב וביצוע שינויים בתמחור מידת הצורך הינה פעולה חשובה. יחד עם זאת, במיוחד בתקופה הנוכחית של אינפלציה […]

כידוע, שיווק של שירותי ומוצרי העסק הוא אבן יסוד לפעילות עסקית באשר היא. לשם כך קיימים ערוצים רבים שניתן להסתייע בהם, החל במדיה הדיגיטלית ועד לאפיקי הפרסום המסורתיים. יחד עם זאת, לא לכל עסק יש את היכולת להעמיד תקציב שיווק מכובד, או בכלל, ולכאורה נסתם הגולל על האפשרויות הפתוחות בפניו. ואולם, המציאות שונה לחלוטין. ישנן […]

פורטרט ירון לוי

ירון לוי

אודות הכותב

ירון לוי הינו כלכלן מומחה, יועץ עסקי והבעלים של חברת "לוי ייעוץ כלכלי ועסקי", בעל תואר ראשון בכלכלה בהצטיינות ותואר שני במנהל עסקים מאוניברסיטת ת"א. כותב מאמרים בנושאים של ייעוץ עסקי לגופי תקשורת מובילים ובעל ניסיון עשיר בעולם העסקי. ירון ליווה בהצלחה רבה מעל 1000 עסקים בישראל.

אין מה להתלבט
פגישת ייעוץ ראשונה ללא עלות

רק להשאיר כמה פרטים וניצור קשר בהקדם

Google ג גוגל
5.0
מבוסס על 110 ביקורות
×
js_loader

השאירו לנו פרטים

ואנחנו ניצור איתכם קשר בהקדם