התוכנית העסקית היא המפה שלפיה אתה מכוון את צעדיך ולפיה מתנהל העסק לאורך השנה. היא מגדירה את המטרות והיעדים וכן את הדרכים שבאמצעותן אתה עומד להשיג אותם, דבר המאפשר לך לשמור על העסק בכיוון הנכון לאורך זמן, וגם אל מול שינויים בתחום העיסוק שלך ובמשק בכלל. יחד עם זאת, התוכנית העסקית אינה פרויקט חד פעמי שלאחר מכן מסמנים עליו V, מכניסים למגירה ושוכחים ממנו.
נהפוך הוא, התוכנית צריכה להיות כלי עבודה שוטף ונגישה בכל עת. ויתרה מכך, עליך לבדוק באופן קבוע את מה שקורה בפועל בעסק אל מול התוכנית העסקית, כדי להיות עם היד על הדופק, לדעת בדיוק איפה אתה עומד ולאן את הולך. בנוסף, במקרים רבים הבחינה הזו תאפשר לך להבחין באי התאמות בין הצפי של התוכנית לבין המצב הנוכחי, דבר שיאפשר לבצע את ההתאמות הנדרשות, להיות מודע לבעיות ונקודות תורפה שהתגלו, ולגזור את המסקנות המתבקשות. לעיתים אי ההתאמה נובעת משינויים שאינם תלויים במישרין בעסק, כלומר יותר בגורמים חיצוניים הקשורים אל השוק והמשק המקומי והבינלאומי, ולעיתים מדובר בהיבטים שאינם מיושמים בצורה מספיק טובה בעסק.
אז איך בודקים את התוכנית מול מה שקורה בעסק?
על מנת להבהיר איך לבדוק את התוכנית עסקית מול מה שקורה בפועל, נביא תחילה הסבר כללי ולאחר מכן מספר דוגמאות שיסברו את האוזן. ראשית, מדובר בבדיקה שחשוב שתבצע מדי חודש ותקפיד על כך. זוהי משימה חשובה ואף חיונית להתקדמות במסלול הנכון, לכן מצא את הזמן הפנוי לעניין. למעשה, הבדיקה עצמה פשוטה למדי: פשוט יושבים על האקסל, עוברים סעיף אחר סעיף בהוצאות ובהכנסות בפועל, ומשווים אל התוכנית העסקי. כמובן, אם יש הבדלים לטוב או לרע עליך לציין אותם, ולמעשה העבודה היותר מורכבת היא להסיק את המסקנות המתבקשות לגבי העתיד. ייתכן שמדובר במסקנות הנוגעות לתמחור המוצרים והשירותים שלך, לכוח האדם בעסק, להיבטים של שיווק ומכירות, לצמצום עלויות וכדומה, ויש להתייחס אליהם במלוא הרצינות והמקצועיות. במידה שנתקלת באי התאמות לשלילה שאתה לא מבין בדיוק כיצד ניתן להתמודד עימן, מומלץ לפנות לקבלת ייעוץ עסקי שיסייע לבצע את ההתאמות הנדרשות ויועיל לעסק במגוון מישורים נוספים.
מספר דוגמאות לנושאים העולים בבדיקה
כאמור, על מנת לסבר את האוזן נביא כעת מספר דוגמאות לנושאים העשויים לעלות בבדיקת התוכנית העסקית מול המצב בפועל. דוגמא ראשונה היא הקטנה של ההכנסות בעסק הנובעת מעלייה משמעותית במחירי חומרי הגלם. במקרה כזה יש לשקול היטב את המהלכים האפשריים ולשנות את התוכנית העסקית בהתאם, למשל העלאת התמחור בצורה מקבילה פחות או יותר לשיעור העלייה במחירי חומרי הגלם, או לחילופין שמירה על אותו התמחור תוך ביצוע צמצומים – למשל צמצום משרות מלאות מסוימות לחצי משרה, העברת חלק מהשירותים בעסק למיקור חוץ, ניהול משא ומתן מחודש עם ספקים לצורך הוזלת מחירים, וכדומה.
דוגמא נוספת עוסקת בחלק של התוכנית העסקית המתמקד בניתוח השוק והתחרות. מטבע הדברים, החלק הזה התבסס על מחקר שוק שבוצע בעת כתיבת התוכנית, ומביא נתונים אודות המתחרים הבולטים: נקודות הכוח והתורפה שלהם, מה הם עושים, מה מצליח או לא מצליח להם, ומכאן גם נגזרה האסטרטגיה שלך וההשלכות הכלכליות שלה. ואולם, ייתכן שלאורך החודשים האחרונים התרחש שינוי מהותי בנושא זה, למשל כניסה של מתחרה חדש לשוק בו אתה פועל, או לחילופין – יציאה של מתחרה משמעותי. מכאן נובעים השינויים שאתה רואה בהגדלת או בהקטנת מחזור המכירות כפי שהוא מופיע על האקסל. בהנחה שמדובר בשינוי לרעה, יש להבין כיצד מתמודדים ומביאים לשינוי המצב, תוך שינויים מתבקשים בתוכנית העסקית. לדוגמא, ייתכן שהפתרון יהיה בפנייה אל קהלים חדשים במסגרת שיווק דיגיטלי או שיתופי פעולה עסקיים מסוימים. ייתכן שהפתרון העדיף יהיה דווקא לרענן את המיתוג של העסק, על כל המשתמע מכך גם מבחינת דגש על מוצרים מסוימים והתמחור שלהם. או ייתכן שהמסקנה תהיה שיש לבצע שינוי משמעותי בטווח הנראה לעין, כמו לשקול העתקה של מיקום העסק. מצד שני, במקרה של שינוי לטובה בתחרות, ייתכן שזה זמן מצוין למנף את הגדלת המכירות לצורך התרחבות, למשל פתיחה של סניף חדש או מכירת זיכיון.
עוד דוגמא, שאליה התייחסנו במילה למעלה, היא שינויים בתחום השיווק והמכירות. חלק זה של התוכנית העסקית עוסק כידוע באפיקי השיווק והפרסום של העסק ובמערך המכירות שלו, עם צפי להכנסות מיעדי המכירות והיעדים השיווקיים לאורך זמן, ומצד שני את העלויות שאתה עומד להשקיע בפרסום, שיווק ומיתוג. לא פעם, השוואה בין מרכיב זה של התוכנית העסקית לבין המצב בפועל, מראה שהצפי אינו מתאים ליעדים שבאמת מושגים. ייתכן שהסיבה לכך היא כניסה של מתחרה חדש, כפי שצוין לעיל, אבל ייתכן גם שיעדי השיווק אינם מושגים מפני שערוצי הפרסום שבחרת השתנו ביעילותם.
כידוע, כיום השיווק הדיגיטלי מוביל את עולם הפרסום, וסביר להניח שגם אתה משקיע תקציב מסוים בתפעול אתר האינטרנט, קידומו בגוגל, פעילות בפייסבוק וברשתות חברתיות נוספות. ואולם, מדובר בתחום דינאמי אשר בו מדי שנה משתנים הטרנדים וגם יוצאים כלים משוכללים ואפקטיביים יותר, שהמתחרים שלך מן הסתם לומדים ועושים בהם שימוש. לכן, אי התאמה לרעה בסעיף זה של התוכנית עשוי להוביל למסקנה שצריך לשנות קצת (או הרבה) את הכיוון: ייתכן למשל שהגיע הזמן למצוא חברה שתנהל לך את השיווק הדיגיטלי ושתפסיק לעשות זאת לבד, ייתכן שצריך להחליף את החברה הנוכחית ולהחליפה בגורם יותר מקצועי ורציני, ייתכן ששווה לבחון אפיקים חדשים כמו נטוורקינג ושיתופי פעולה עסקיים, וכדומה.
אלו היו רק כמה דוגמאות מיני רבות אחרות, לנושאים העשויים לעלות בבדיקת המצב בפועל מול התוכנית העסקית. לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנה אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.
