נהלי עבודה מהווים תשתית בסיסית להתנהלות אפקטיבית ולשמירה הידע הנצבר לאורך השנים בארגונים. יחד עם זאת, בעסקים רבים נוטים למרבה הצער לזלזל בכתיבה ועדכון של נהלי העבודה, ואינם מפנימים את בזבוז המשאבים הנובע מכך. בשורות הבאות תוסבר חשיבותם של נהלי עבודה לעסק וכיצד ומתי לכתוב אותם.
מה כוללים נהלי עבודה
מטבע הדברים, נהלי העבודה משתנים מעסק לעסק בהתאם לתחום הפעילות, חלוקת תפקידים מדויקת, נהלי עבודה וסדר עבודה, שיטות העבודה שהתגבשו עד כה וכיוצא בזאת. בנוסף, קיימים סוגים שונים של נהלים בארגונים כמו נהלי בטיחות, נהלי אכיפה פנימית, נהלי הטרדות מיניות ועוד.
יחד עם זאת, כאשר מדברים על נהלי עבודה מתכוונים באופן כללי למדיניות שממנה נגזרות הוראות העבודה, דהיינו סעיפים המתייחסים למשימות שונות המתקיימות בעסק, בין אם מדובר בנגרייה או מפעל, בחנות צעצועים או במסעדה.
הנהלים מתייחסים באופן מסודר ומאורגן לאותן משימות, ומפרטים לגביהן את העובדים שאמורים לבצע אותן, אילו פעולות נכללות בתוך אותה משימה ומרכיבות אותן, ובאילו זמנים ותנאים יש לבצע את המשימה.
לשם כך יש לבחון את המשימה המתבצעת ולכתוב את הנוהל כך שהזרימה והביצוע יהיו אופטימאליים, עם הגדרה ברורה של תפקידים וכן הגדרה של הגורם האמור לפקח על אותן משימות וכיצד הוא מוודא שאכן בוצעו כהלכה.
על מנת שהנוהל יהיה מסודר וברור עליו להתייחס בין היתר אל המטרות של כל משימה, אל בעלי התפקידים הרלוונטיים ואחריותם, אל גורמי הבקרה, מונחים מקצועיים ועוד.
יחד עם זאת, באותה הנשימה חשוב להבהיר כי נהלי עבודה צריכים להיות כתובים באופן תמציתי, ברור ומובן לכל אדם הקשור במשימה זו אחרת, לרבות לעובדים חדשים שנקלטים בעסק, ואינו יכול להיות ארוך או מורכב מדי להבנה שאם לא כן תיפגם עצם המטרה שלשמה הוא נכתב.
באילו שלבים של חיי העסק כותבים נהלי עבודה
כאמור, נהלי עבודה צריכים להיות קיימים בכל עת בעסק. ראשית, חשוב מאוד לכתוב נהלי עבודה בסיסיים וראשוניים כבר בעת הקמת העסק ולאורך תקופת ההרצה.
אמנם בשלב זה עוד אין שיטות עבודה בדוקות ומוכחות כיעילות (אלא אם מדובר בזכיינות), אבל בעזרת יועץ עסקי מיומן אפשר בהחלט לכתוב את הנהלים הבסיסיים המאפשרים לעסק להתנהל כהלכה.
בנוסף, אם לעסק קיים ופעיל עדיין אין נהלי עבודה, חשוב מאוד לשבת ולכתוב אותם ובמידת הצורך להסתייע ביועץ עסקי שיגיע לעסק, יבצע בדיקה מקיפה של הפעילות ויכתוב ביחד עם בעל העסק את נהלי העבודה בצורה מובנת.
מעבר לכך, כפי שיוסבר מייד נהלי העבודה משקפים את הידע שהצטבר בעסק או בארגון לאורך השנים, ולפיכך יש לעדכן אותם מעת לעת עם השינויים והשיפורים בשיטות העבודה ובתחומים נוספים. מעבר לכך, עדכון של הנהלים או כתיבת נהלים חדשים נדרשת בעסק פעיל בו מחליטים לשנות את מדיניות העבודה בנושא כזה או אחר.
ומדוע נהלי העבודה כה חשובים?
חלק גדול מהעסקים בישראל מתנהלים באופן לא מספיק מאורגן, עם מענה שלא פעם נשלף מהמותן במהלך הפעילות השוטפת, כעין כיבוי שריפות או הנחת טלאים. לפיכך, תפקידם של נהלי העבודה הוא בראש ובראשונה לייצר סדר, משמעת ובהירות בעסק, ולאפשר לו לשייט עם "טייס אוטומטי" שבאמת מוביל בצורה יעילה לעבר המטרה.
מלבד זאת, המטרה של נהלי העבודה היא לשמר את הידע שנצבר בעסק לאורך שנות פעילותו, ובמיוחד הם חשובים כאשר עסקים עוברים תקופה של צמיחה וגדלים.
כך למשל, כאשר עובדים מתחלפים, כאשר מגייסים לארגון עובדים חדשים או כאשר מגדילים מחלקות קיימות, צריך לבצע חפיפה מסודרת ומלאה על מנת לאפשר התנהלות חלקה ואפקטיבית. ואולם, פעמים רבות החפיפה אינה מתקיימת כמו שצריך או שמבוצעת בצורה חלקית מאוד, וכך הידע שנצבר על ידי העובדים שהוחלפו הולך לאיבוד.
כעת צריך להתחיל מחדש על כל המשתמע מכך מבחינת חוסר הסדר ובזבוז משאבי הזמן והכסף. מאידך, כאשר קיים ספר נהלים בארגון הוא מייצר סדר ואחידות בין העובדים הישנים ובין העובדים החדשים.
את חשיבותם של נהלי העבודה ניתן לסכם במספר נקודות:
- הנהלים מונעים מצבים בעסק שבהם לא ברור מי אמור לטפל במשימה מסוימת או איך הוא אמור לבצע אותה.
- נהלי עבודה ברורים מייצרים הבנה מלאה ככל האפשר בין העובדים ובין ההנהלה, בלי "טלפון שבור" או דברים שנופלים בין הכיסאות, דבר החוסך אי הבנות וחיכוכים.
- מכיוון שהנהלים עצמם נכתבים לאור ניסיון וידע רב שנצברו לאורך השנים, הרי שהם משקפים את השיפור המתמיד בהתנהלות העסק במישורים השונים. לפיכך, הם מתארים סדרה של פעולות החוסכות זמן, משאבים, כוח אדם וכסף.
- עם נהלי עבודה כתובים וברורים לא צריך להמציא את הגלגל מחדש בכל פעם שעובדים חדשים נקלטים בעסק.
- נהלי העבודה מאפשרים לכל עובד לדעת מה נדרש ממנו, מתי וכיצד, דבר המונע בלבול ואי שביעות רצון.
- כאשר עוברים על נהלי העבודה ומעדכנים אותם מעת לעת ניתן לבחון סוגיות הדורשות שיפור, למשל מבחינת תכיפות הפעולות המתבצעות, הגדרת התפקידים והאחריות וכדומה. הם מאפשרים לעסק להשתפר בצורה הדרגתית, נכונה ועקבית.
- נהלי עבודה מסודרים מאפשרים לנצל בצורה הטובה ביותר את הפוטנציאל האנושי בעסק ואת הפרודוקטיביות של העובדים.
כאמור, כתיבת נהלים לעסק היא משימה חשובה שיש לבצעה על מנת לבנות תשתית עבודה חיונית וכדי לשמר את אוצר הידע של הארגון. יחד עם זאת, מאחר שלא כל בעל עסק אמון על כתיבה בהירה וברורה של נהלים, יש יתרון בהסתייעות ביועץ עסקי שכבר צבר ניסיון רב בתחום. לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.
