איך משפרים תזרים מזומנים

בעלי עסק רבים נתקלים בבעיות בתזרים המקשות על ההתנהלות השוטפת, ואף מביאות בהמשך למשברים של ממש. כצעד ראשון, יש להבין בצורה מעמיקה יותר את משמעותו וחשיבותו של התזרים, את הדרך לנהלו בשוטף, וכמובן גם איך משפרים תזרים מזומנים בדרכים שונות. יועץ עסקי מיומן יכול לספק תשובות והכוונות מקצועיות בתחום. 

כמה מילים על תזרים מזומנים וניהולו

הניסיון שלנו מראה כי רבים מבעלי העסקים, מכל תחומי הפעילות, אינם מנהלים כהלכה את תזרים המזומנים שלהם. הדבר נובע לעיתים מהעומס המוטל על כתפי בעלי העסק בשוטף, שמביא להורדת הניהול הכלכלי בסדר העדיפויות, ולכן לא מקדישים מספיק זמן לנושא מהותי זה. לעיתים הסיבה היא גם היעדר הבנה כלכלית מספקת, ולכן גם לא מבינים את חשיבותו של תזרים המזומנים, או אפילו נרתעים מניהולו. לכך מצטרפת הסתמכות גדולה על הדוחות התקופתיים של רואה החשבון, אולם כפי שנראה בהמשך לא ניתן לגזור מהם את תזרים המזומנים.

יחד עם זאת, כאשר שואלים אותנו איך משפרים את תזרים המזומנים בעסק, התשובה היא שקודם כל צריך להבין את חשיבותו ולנהל אותו באופן רציני ומוקפד. מעבר לכך יש עוד פעולות וצעדים רבים שניתן לבצע, ואותם נתאר בהמשך המאמר, אבל קודם כל יש להבהיר מהו תזרים מזומנים, מדוע כל כך חשוב לנהל אותו באופן קבוע ומוקפד, ואיך עושים את זה. כפי שתראו, ממש לא מדובר במשימה מורכבת במיוחד ולא צריך רקע או ידע כלכלי רציני בשביל לעמוד בה. 

אם כן, תזרים מזומנים הוא מונח חשבונאי המתייחס אל התנועה של כספים במשך תקופה מסוימת אל העסק וממנו. מדובר בפן פיננסי של העסק אשר לו מוקדש דו"ח ייעודי בשם דו"ח תזרים מזומנים, והוא מביא מידע מפורט על תנועות כספים במזומן לאורך התקופה האמורה. הלכה למעשה, דוח תזרים המזומנים מספק לבעל העסק את מצב החשבון ומצב ההתחייבויות שלו לעומת ההכנסות.

יתרון עיקרי של ניהול מוקפד ונכון של תזרים המוזמנים הוא שבעל העסק יכול לראות את מצב החשבון שלו יום-יום קדימה למספר חודשים, ועם התמונה המדויקת שהוא מקבל ביכולתו להבין היכן העסק שלו עומד מבחינת הנזילות. לכן ביכולתו להתנהל באופן שקט, לבצע תכנון נכון וריאלי של הפעילויות והמהלכים בעסק, ולקבל החלטות מושכלות. ולקבל החלטות מושכלות. לדוגמא, הוא יכול לראות חריגות ולהתכונן אליהן וגם להיפך: הוא יכול לראות עודפים ביתרת החשבון ולנצל אותם למשיכות הון עצמי או השקעות.

יתר על כן, ניהול תזרים המזומנים מספק מידע פיננסי על העסק שלא ניתן לקבל מדוחות אחרים, בין אם מדובר בדוח רווח והפסד של רואה החשבון או בדוחות ספציפיים למוצרים ופרויקטים. לדוגמא, כאשר מבצעים בדיקת רווחיות לעסק אנו יכולים לקבל תוצאות חיוביות, דהיינו של עסק הפועל על הנייר ברווח, אולם אם לעסק יש הרבה חשבונות לפרוע, אם הוא צובר מלאי, אם הוא מגדיל את הרכוש הקבוע שלו באופן משמעותי, וכדומה, עשויה להיות לו בעיה בתזרים המזומנים.

יש לזכור שחלק מהותי מהכספים שאתם רואים בדוח רווח והפסד של רואה החשבון הם למעשה לא נזילים, ומי שלא מבין זאת עלול לבצע טעויות חמורות. כך למשל, יש הרבה כספים שאתם משתמשים בהם לכיסוי אשראי הניתן ללקוחות, לכיסוי ההתנהלות השוטפת על עלויותיה השונות, לכיסוי של הלוואות וכן הלאה. לכן, מי שמסתמך אך ורק על דוחות תקופתיים ולא מנהל באופן קבוע את תזרים המזומנים, מצוי בסיכון גבוה לחריגות ממסגרת האשראי, לנטילה של הלוואת שלא דרושות באמת לצרכי התרחבות וצמיחה, לצבירת נקודות שחורות בבנק, לריביות חריגות נגררות, לחוב שהולך וגדל וכן הלאה. מכאן שניהול תזרים המזומנים מהווה יסוד ובסיס להתנהלות פיננסית ריאלית וטובה, על פי נתונים מדויקים המספקים תמונה מהימנה ובזמן אמת של הכספים העומדים לרשות העסק.

ניהול מוקפד של תזרים המזומנים תורם כאמור בהיבטים רבים להתנהלות הכלכלית של העסק, בין אם מדובר בניהול מקצועי של התקציב, תשלומי משכורות לעובדים, חישובי רווחיות וכדומה. בתוך כך, התזרים מאפשר לכם לצפות מבעוד מועד קשיים פיננסיים העתידים להתקיים בעסק ולכן גם להיערך בצורה מותאמת. לדוגמא, באמצעות דוח התזרים אפשר לזהות תקופות בעייתיות בעתיד ולמנוע תזרים מזומנים חלש או שלילי באמצעות צעדים שונים של הפחתה ואפילו עצירה בהוצאות ובתשלומים. עם דוח התזרים שמכינים בתוכנה ייעודית או בטבלת אקסל אתם יכולים לראות בכל זמן את יתרת הבנק הצפויה שלכם לחודשים הקרובים, ומכאן גם שתוכלו לעדכן את הסניף שלכם בזמן אמת לגבי חריגה צפויה ממסגרת האשראי. בנוסף, אם מאתרים חריגה עתידית מקבלים מוטיבציה לצעדים שונים, כמו ייעול ההוצאות כפי שצוין לעיל, הגדלה של המכירות, שימת דגש על מערך הגבייה בעסק ופנייה אל לקוחות שטרם שילמו, ועוד פעולות נוספות התורמות להגדלת הצמיחה והרווחיות. 

לבסוף, באמצעות דו"ח תזרים מזומנים ניתן להימנע מטעות קשה של הערכת חסר בהוצאות מול הערכת יתר בהכנסות. הדו"ח נותן תמונה ריאלית שעימה אפשר להסתגל אל המציאות הקיימת ולבצע שינויים נדרשים, ובכל מקרה, ניהול התזרים מסייע להגדיל את היציבות הפיננסית של העסק לאורך הזמן ולמנוע מצבים בעייתיים שיכולים אף להפוך למשבר של ממש.

אז איך משפרים את תזרים המזומנים?

לאחר שסקרנו את חשיבותו של ניהול תזרים מזומנים תקין, המהווה אבן יסוד להתנהלות כלכלית תקינה בעסק, נוכל להמשיך אל סקירת מספר דרכים שבאמצעותן ניתר לשפר את מצב התזרים. 

עבודה מול הבנק

אפשרות ראשונה לשיפור תזרים המזומנים שלכם היא עבודה נכונה מול הבנק, למשל בנושא של מחזור הלוואות והקטנת ההחזר החודשי. כידוע, החזרי הלוואות מהווים סעיף מרכזי המעיק על התזרים. יתרה מכך, בדוח רווח והפסד של רואה החשבון החזרים אלו אינם מופיעים, דבר היוצר בלבול קשה וטעויות חמורות בעסקים הנוטים להסתמך יתר על המידה על רואה החשבון. אם כן, שיפור של תזרים המזומנים יכול להתחיל בבחינת ההלוואות השונות שהעסק נטל, בדגש על היותן באמת נחוצות ועל התנאים בהן ניתנו. לא פעם ניתן לגלות הלוואות שאינן אופטימאליות מבחינת הריבית הנוכחית בשוק ומבחינת התאמת ההחזרים לפעילות בעסק. מה שניתן לעשות במקרה זה הוא למחזר את ההלוואה, על ידי פנייה אל הסניף והצגת תוכנית עסקית טובה ורצינית, שתשכנע שכדאי להשאיר אתכם בתור לקוחות משלמים גם אם בתנאים מעט פחות טובים מבחינת הבנק. לא יזיק להראות בצורה חכמה את הנכונות והיכולת לעבור לבנקים אחרים, לאחר שקיבלתם מהם הצעות יותר טובות, ובהחלט אפשר להתמקח.

אם תפנו אל יועץ עסקי מיומן המכיר היטב את התנהלות הבנקים מול עסקים, תוכלו לקבל עזרה משמעותית בבניית תוכנית עסקית חיובית ומשכנעת, בהצגתה מול מנהל הסניף ובניהול המשא ומתן. בנוסף, במידה שההלוואות אינן מספיק טובות רצוי לבחון אפשרות אחרת, של הלוואה בערבות מדינה, הניתנת בתנאים מועדפים לעסקים שמקבלים את אישור הגורמים הממונים. גם כאן יש להגיש תוכנית עסקית רצינית משכנעת, אשר יועץ עסקי יודע כיצד לבנות אותה. על כל פנים, הקטנת ההחזר החודשי בדרך של מחזור הלוואות היא דרך אחת אפשרית לשיפור התזרים. דרך נוספת היא לפנות אל הבנק ולבקש גרייס לתקופה מסוימת על הקרן או על הקרן והריבית. שוב, מה שצריך הוא יותר מעיניים יפות וכדאי מאוד שתוכלו לשכנע את הבנק ששווה לו לתת לכם את הגרייס, שכן הדבר יבטיח בצורה טובה יותר בסופו של דבר את הכסף שלו. יחד עם זאת, יש גם לבחון את האותיות הקטנות של הגרייס ולהבין את המשמעויות הכלכליות, עדיף בעזרת יועץ עסקי בעל השכלה כלכלית נרחבת.

העלאת מחירים

אין ספק שהעלאת מחירים יכולה להביא תרומה משמעותית לשיפור תזרים המזומנים שלכם. ואולם, במרבית המקרים הדיבור על העלאת מחירים יוצר חשש אצל בעלי עסקים, המפחדים מפני נטישה של הלקוחות. אז בתור התחלה חשוב לזכור שמרבית העסקים בארץ מתמחרים את מוצרים שלכם נמוך מדי, וסביר להניח שאתם ביניהם. שנית, אם תשאלו את הלקוחות שלכם מדוע הם קונים מכם, תראו שהמחיר איננו הסיבה היחידה או הכי חשובה. למעשה יש הרבה סיבות שבגללן קונים מכם, למשל נוחות וחוויית הקנייה, איכות המוצרים, אמינות העסק, שירות לבבי, היכרות אישית, מיקום גיאוגראפי, האווירה והייחוד של העסק, מוניטין ופרויקטים מוצלחים שכבר בוצעו ללקוח, וכן הלאה.

על כן, העלאת מחירים סביר עד לרמה של כ- 5%, שאף אותה ניתן לעשות בצעדים קטנים, לא תדליק נורות אדומות. ואפילו אם יש לקוחות שישימו לב לכך, רוב הסיכויים הם שההעלאה תתקבל בהבנה. מצד שני, אם יתווספו עוד 5% מהמכירות לשורת הרווחים שלכם, מדובר בסכומים לא מבוטלים שיכולים להגיע לעשרות אלפי שקלים בשנה, דבר שבוודאי יתרום לשיפור התזרים. יחד עם זאת, את ההעלאה לא כדאי לעשות בחיפזון וכלאחר יד, אלא לבחון אם באמת ניתן להעלות ובאיזה שיעור, ואיך הצעד הזה יכול להשפיע על הלקוחות ועל המיתוג שלכם.

מעבר לכך, אם עדיין לא ביצעתם תמחור מקצועי ונכון של המוצרים והשירותים שלכם, זהו בהחלט הזמן הנכון להיכנס לעובי הקורה. סביר להניח שתגלו שישנם מוצרים שהתמחור שלהם לא מאוד רווחי, לא מממש את הפוטנציאל ולפעמים אפילו הפסדי. כדי לעבור לתמחור רווחי שישפר את מצב התזרים באופן מהיר ומהותי, יש לבצע פעם אחת הפרויקט הזה בצורה יסודית, תוך התייחסות למגוון הפרמטרים: עלויות ייצור ותפעול, ייחוד המוצרים וייחוד העסק, שולי רווח מקובלים בענף, מחירי מתחרים, שאיפות הרווח שלכם וכיוצא בזאת. יועץ עסקי מיומן יכול לבצע עבורכם את התמחור, ולאחר מכן תרוצו איתו עם שינויים קלים בלבד למעלה ולמטה לאורך השנים.

שינויים בשיטות עבודה

שיפור תזרים המזומנים יכול להיעשות גם דרך שינויים מסוימים בשיטות העבודה. כך לדוגמא, יש עסקים שאינם מבצעים ניכיון כרטיסי אשראי או מבצעים אותו רק פעם או פעמיים בחודש. כך נוצר מצב שבו ההוצאות על הפעילות השוטפת יורדות מהחשבון יותר מוקדם מאשר ההכנסות שנכנסות אל החשבון. ברור שהדבר משפיע על התזרים ועלול ליצור בעיות אשראי מול הבנק, או בעיה בקבלת הלוואות בתנאים נוחים יותר. לעומת זאת, ככל שמבצעים את הניכיון בתדירות יותר גבוהה, כך התזרים תופח באופן תדיר, וגם אם המשמעות היא יותר עלויות בדמי הניכיון, הן יכולות לבוא על חשבון ריביות שאתם משלמים על מינוס ממילא. לכן, לשיפור תזרים המוזמנים ניתן לעבור לניסיון כרטיסי אשראי בכל יום או יומיים, במקום פעם או פעמיים בחודש, אולם גם את המהלך הזה יש לעשות בתשומת לב, לבדוק אם הוא באמת מתאים לפעילות העסק ומשתלם לכם, עדיף בהתייעצות עם יועץ עסקי.

שינוי נוסף ניתן לבצע בשיטת העבודה שלכם מול הספקים. בדרך כלל ההתנהלות מבוססת על כך שאתם קונים את הסחורה מהיצרן או הספק ואחר כך מציעים אותה למכירה בחנות, אחרי שהמלאי כבר נרכש. בדרך זו אתם גם משלמים מראש על מוצרים, עוד לפני ואפילו הרבה לפני שהם נמכרים ללקוח, וגם סובלים מכך שהמלאי הרשום בספרים מעיק על התזרים. על כן, במידה שהדבר אפשרי ניתן לעבור לעבודה בשיטת מכר מותנה, הידועה יותר בשם קונסיגנציה. מדובר בשיטה שבה אינכם רוכשים את הסחורה מהספק או היצרן, אלא מקבלי אותה ושומרים אותה אצלכם במחסנים, מבלי לשלם. התשלום עצמו נעשה רק לפי מכירה ללקוח, בין אם מדובר בפריט ריהוט, ביגוד, הנעלה וכן הלאה. דרך זו אמנם מקלה מאוד אתכם ועל תזרים המזומנים, אולם עבור הספק מדובר בשיטה פחות נוחה וטובה, ולא בטוח שהספקים שלכם ישמחו לשינוי. מצד שני, אם הם מעוניינים לשמור אתכם כלקוחות, אם תרמזו על פנייה לספקים חדשים, ואם תנצלו את התחרות בענף – יכול מאוד להיות שהמהלך יצליח.

התייעלות בהוצאות

מובן מאליו ששיפור בתזרים המזומנים ניתן להשיג באמצעות התייעלות בהוצאות, ואל היעד הזה מובילות דרכים רבות. כך למשל, אם הזכרנו בפסקה הקודמת את הספקים, ניתן להקטין הוצאות על ידי בקשת הנחות, הטבות והורדת מחירים. שוב, צריך לזכור שהספקים שלכם אינם פועלים בחלל הריק ויעשו ככל שביכולתם על מנת לשמור אתכם כלקוחות שלהם. ייתכן מאוד שאם תספרו על הצעת מחיר טובה יותר שקיבלתם מספק מתחרה, הם יסכימו בלית ברירה להוריד מחירים. בנוסף, כדאי לבדוק ספקים העושים את צעדיהם הראשונים בענף ומחפשים בנרות אחרי לקוחות שיעזרו להם להתבסס. המצב הזה מצריך מהם גמישות מרובה ואיכות גבוהה, הן מבחינת השירות והן מבחינת המחיר, כך שבהחלט כדאי לפנות אליהם ולקבל הצעה – אותה תוכלו לקבל או לקחת לספק הנוכחי שלכם כקלף מיקוח במשא ומתן.

עוד צעד מהותי להקטנת הוצאות הוא העברה של חלק מהשירותים בעסק למיקור חוץ. למעשה, בימינו ניתן להעביר קשת רחבה של פעילויות לפרי-לנסרים ולחברות המספקות שירותי מיקור החוץ, החל בתחום הנהלת וראיית החשבונות, דרך מעצבים גראפיים, מעצבי אופנה ובעלי מקצוע בתעשיית הטקסטיל, בתחום המחשוב והתוכנה, ועוד הרשימה ארוכה. העברת השירות למיקור חוץ תקטין את עלויות השכר והתנאים של העובדים הקבועים מחד, ותאפשר לקבל שירות איכותי מאנשי מקצוע מיומנים מאידך. יחד עם זאת, כמובן שאת המעבר יש לעשות בשום שכל ולבדוק היטב עם מי אתם מתקשרים, מה ניסיונו, המלצותיו, יכולותיו, המחירים שלו וכן הלאה, והאם תוכלו לסמוך עליו לבצע את תפקידו באופן נאות. 

מעבר לכך, כדאי לבצע סקירה של היקפי המשרות הקיימות בעסק ולראות האם הן באמת מצדיקות את עצמן מבחינת התרומה והתפוקה. ייתכן שתגלו שיש תפקידי חופפים וכפולים, ייתכן שיש משרות שכבר איבדו מתרומתן עקב שינויים בעסק או בשוק, וכן הלאה. במקרה זה, הקטנה של מצבת כוח האדם או צמצום משרות יכולה בהחלט לתרום להקטנת ההוצאה ומכאן לשיפור התזרים.

לבסוף, נציין שישנן עוד דרכים רבות להתייעלות בהוצאות העסק, כמו למשל חיסכון בתקורות. לדוגמא, ייתכן שהעסק שוכן במבנה ששכר הדירה שלו גבוה ולא מוצדק, כלומר שניתן להעתיק מיקום (על כל המשתמע מכך) מבלי לפגום בקשרים עם הלקוחות ולהשאיר סכומים נכבדים בחודש בחשבון הבנק. באותו האופן ניתן לבחון את עלויות הביטוחים (האם כולם הכרחיים? האם יש כפילויות? האם יש הצעות יותר משתלמות על אותו הביטוח?), וכן את הוצאות הגז, החשמל וכיוצא בזאת.

במה יכול לעזור רואה החשבון שלכם?

ככלל, חשוב לזכור שרואה החשבון שלכם אמון על כל הקשור בהתנהלות שלכם מול רשויות המיסוי. אין זה מתפקידו או מהכשרתו או מאחריותו לדאוג לתזרים המזומנים בעסק, ודוח רווח והפסד שהוא מספק אינו יכול להוות נקודת משען אחת להבנת המצב הפיננסי של העסק או לקבלת החלטות הנוגעות לתזרים המזומנים. יחד עם זאת, רואה החשבון אכן יכול לעזור לכם בנקודה מסוימת הקשורה לתזרים, והיא הקטנת המקדמות למס הכנסה ולביטוח הלאומי. מדובר במקדמות הנגבות לאורך השנה כאחוז מסוים מהמחזור החודשי, לפי תחום הפעילות שלכם ולעיתים פרמטרים נוספים. יחד עם זאת, אחוז המקדמה אינו מחושב באופן מדויק וספציפי לעסק ולכן ייתכן שאתם מקדמות יותר גבוהות ממה שניתן להשיג. אמנם, את המקדמות העודפות תקבלו בחזרה ממס הכנסה והביטוח הלאומי לאורך השנה הבאה, אולם בינתיים אתם מצויים במינוס יחסי שניתן להקטינו. זאת על ידי פנייה לרואה החשבון שלכם שיבדוק מול מס הכנסה האם ניתן להקטין את המקדמות. לא מדובר בהליך מורכב במיוחד, הוא בהחלט מצוי בתחומי העיסוק של רואה החשבון, והוא עשוי להשאיר עוד סכומים משמעותיים בחשבון.

עוד מילה על הלקוחות

גם לעבודה שלכם מול הלקוחות יכולה להיות השפעה חיובית על התזרים. כך למשל, אם הלקוחות שלכם נוטים לשלם דחוי, תוכלו לעודד אותם לשלם יותר קרוב למועד העסקה. לעיתים אפילו משתלם לתת להם הנחת מזומן, אך מדובר בצעד שיש לשקול באופן אחראי ותוך חישוב מדויק של ההשפעה על הרווחיות. דוגמא נוספת: אם מערך הגבייה שלכם חלש ויש רשימה ארוכה של לקוחות שמתמהמהים בתשלום, תזרים המזומנים שלכם יכול לקבל זריקת עידוד נמרצת אם כמה יואילו בטובם לשלם. אז הגיע הזמן לשנס מותניים ולבצע פניות בצורה נעימה, מקצועית אך גם אסרטיבית ולהתחיל לקבל את מה שמגיע לכם.

תזרים המזומנים – עמוד תווך של העסק

לקראת סיום נחזור אל ההתחלה, אל חשיבות הניהול והניטור של תזרים המזומנים באופן שוטף. יש להבין כי שלושת היסודות הכלכליים שמחזיקים את העסק הם ההכנסות, הרווחיות ומצב התזרים שלו. כאשר אינכם בודקים ומנטרים את אחד הגורמים האלה, המשמעות היא שהיבט חשוב של העסק אינו מתפקד באופן הולם ועלול להוביל אף לכדי קריסה. יש מחקרים רבים המראים כי היעדר נזילות היא גורם ראשון ומרכזי לסגירת עסקים, כאשר הבעלים נותרים מאחור עם חובות גדולים ומפח נפש עצום.

ייתכן שיש לכם כישורים מצוינים בתחום העיסוק שלכם וייתכן אפילו שאתם מצוינים בהנעת עובדים, בשיווק ופרסום, אולם לא לכולם יש הבנה מספקת בעולם הפיננסי. לכן, בקרב בעלי עסקים רבים אנו שומעים על אי הבנת ההבדלים שבין בין הכנסות, רווחים ונזילות. כפי שאמרנו, גם עסקים רווחיים על הנייר עלולים לסבול מבעיות חמורות ללא תזרים מזומנים חופשי. במילים אחרות, לא מספיק "רק" למכור ברווח, אלא חשוב לזכור שחלק גדול מהכספים נותר במערכת כדי שהפעילות השוטפת שלכם תמשיך להתקיים כסדרה, מבלי שתהיו תלויים במקורות מימון חיצוניים.

יש להדגיש כי נקודות אלו מהותיות לא רק לעסקים קיימים, פעילים וותיקים, אלא גם ובמיוחד לעסקים העושים את צעדיהם הראשונים. בתקופות הפעילות הראשונות יש הוצאות מרובות, מגוונות וגבוהות, ומצד שני במרבית המקרים לא נכנס הרבה כסף ממכירות. על כן, ההסתמכות בשלבים אלו היא על יתרת הפתיחה שאיתה העסק התחיל, על אשראי מהבנק ועל הלוואות, אולם מי שלא מבצע תכנון טוב של תזרים המזומנים ולא דואג לבניית תוכנית עסקית המוודאת שההוצאות בהיקף סביר, עלול למצוא את עצמו מהר מאוד בסחרור הלוואות.

על כן, הקפידו לעקב באופן קבוע וקפדני אחר תזרים המזומנים שלכם באמצעות הדוח הייעודי, ולמדו להוציא ממנו מסקנות על מנת לקבל החלטות מושכלות. במידה שאינכם יודעים כיצד לבנות דוח תזרים מזומנים, או שאתם זקוקים לייעוץ בכל עניין הקשור לתזרים ולניהול העסק מבחינה פיננסית ואחרת, הנכם מוזמנים לפנות אלינו.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.