מה זה מיקור חוץ והאם זה כדאי?

במהלך עשורים האחרונים העבירו חברות וארגונים רבים חלקים משמעותיים מפעילותם לספקים חיצוניים. למגמה זו שאליה הצטרפו עסקים מכל סדר גודל ותחום פעילות, יש כמה סיבות טובות שאותן נתאר בהמשך. יחד עם זאת, מיקור חוץ אינו בהכרח הפתרון הנכון או הטוב ביותר עבור העסק ויש לבחון את אפשרות הזאת באופן יסודי, עדיף באמצעות יועץ עסקי בעל ניסיון והבנה בתחום.

אז מה זה מיקור חוץ?

כאשר מדברים על מיקור חוץ מתכוונים למעשה להוצאה של פעילויות אל מקור חיצוני, ומכאן השם הלועזי outsourcing. כך לדוגמא, חברה העוסקת בפיתוח תוכנות מחשב יכולה להעביר את מתן המענה הלקוחות לחברה האחרת המתמחה בתחום. למעשה, כל מי שבילה תקופה מסוימת בארה"ב בוודאי מכיר את המבטא ההודי שמשיב לקריאות שירות, ואכן מדובר בחברות מיקור חוץ שאינן יושבות אפילו באותה המדינה או היבשת. יחד עם זאת, במרבית המקרים של עסקים בישראל חברת מיקור החוץ אכן תשב בארץ ותספק את השירות הדרוש, בין אם מדובר בשירותי שיווק ומכירות, לוגיסטיקה, תכנון פרויקטים, טיוב נתונים, אבטחת מידע, ניהול מחסנים ועוד.

היו גורמים רבים שהובילו לפריחתם של שירותי מיקור החוץ בעשורים האחרונים, ובהם העובדה שהשוק הפך לדינאמי ותחרותי מאי פעם. לכך הצטרפה האפשרות לקבל שירותים ממדינות מתפתחות שבהן שכר העובדים נמוך בהרבה מהמקובל במדינות המערב. אכן, בחברות רבות הבינו כי על מנת לתת תגובה מדויקת, מהירה, איכותית ומקצועית יותר, אך בעלויות נוחות, ניתן להעביר את חלק מהפעילות לקבלן חיצוני המבצע אותן. יש לציין כי הכוונה היא לפעילויות שאינן מהוות את הליבה של העסק, אלא פעילויות המצויות יותר בשוליים, ומכאן נובע יתרון נוסף של אפשרות להתמקד במה שבעל העסק והעובדים באמת טובים בו.

יש לציין כי קיימים גורמים רבים המספקים שירותי מיקור חוץ. כך לדוגמא, השירותים יכולים להינתן על ידי בעלי מקצועות חופשיים כמו רואה חשבון או עורך דין, המייתרים את הצורך בהעסקת כוח אדם רלוונטי וקבוע בעסק. כמו כן, השירותים ניתנים על ידי חברות ועסקים מכל מגזרי המשק, בין אם הם מגדירים את עצמם כמתמחים במיקור חוץ, ובין אם הם מספקים שירותים אלו כחלק מפעילותם. בנוסף, קיימות שיטות וגישות שונות של מיקור חוץ. לדוגמא, חברה בתחום הפיננסים יכולה להחליט כי היא מעבירה את כלל פעילותה הפרסומית והשיווקית לידי משרד פרסום חיצוני, להעביר את פיתוח תחום האינטרנט לידי חברה חיצונית בפרויקט מוגבל בזמן, או לבחור במיקור חוץ המטפל במערך המחשוב במסלולים כאלו ואחרים דרך חברת השמה.

סיוע בבדיקת הנושא של מיקור חוץ

בתהליך ייעוץ עסקי עשוי היועץ להידרש גם לנושא של מיקור חוץ. מדובר בתהליך אשר מטרתו, בשורה התחתונה, היא להביא להגדלת הרווחיות ואף להגדלת המחזור של העסק. הוא מתחיל בדיאגנוזה מקיפה של העסק על כלל היבטיו הפיננסיים, הניהוליים והאחרים, ובאיתור בעיות שונות כגון: פעילויות שאינן רווחיות מספיק או בכלל, הוצאות גבוהות מדי, ניהול לקוי של תזרים המזומנים, חוסר יעילות בתחומים מסוימים, בעיות ניהוליות וכן הלאה. לאור הבדיקה המעמיקה שנעשית ביחד עם בעלי עסק, היועץ מצביע על הבעיות המהותיות ובונה תוכנית עסקית הסוללת את דרך לתיקונן. התיקונים יכולים להתבטא למשל בתמחור מחודש, נכון ומקצועי של שירותים ומוצרים מסוימים, צמצום או הגדלת מצבת כוח אדם, הקטנת עלויות, שיפור תחום המכירות, השיווק והפרסום כולל במדיה הדיגיטלית, שיפור כישורי ניהול, ועוד. כמו כן, היועץ מלווה את בעלי עסק לכל אורך דרך ביישום התוכנית העסקית, מייעץ ונותן כלים ליישומה הנאות.

בתוך כך, היועץ העסקי מביא עימו ניסיון רב שנרכש לאורך שנים של ניהול עסקים בשטחים, ניסיון עשיר בייעוץ לעסקים מתחום הפעילות של הלקוח, וכן השכלה אקדמית כלכלית מקיפה. אם כן, פנייה לשירותי מיקור חוץ היא אחד הנושאים שייבדקו, וייתכן שגם יוכנסו אל התוכנית עסקית בתהליך הייעוץ העסקי, וזאת באופן ריאלי ולאור הבנה מצוינת של התחום על יתרונותיו וחסרונותיו. מיקור חוץ הוא נדבך אחד (וחשוב!) מתוך קשת רחבה של אפשרויות ותחומים להם תורם יועץ העסקי, שמביא עימו הרבה ערך מוסף לבעלי העסק.

היתרונות של מיקור חוץ

ראשית, חשוב להדגיש כי למיקור חוץ יכולים להיות יתרונות משמעותיים עבור העסק, אך לצידם גם חסרונות. לכן, יש לבחון היטב את האפשרות על הפלוס ומינוס שלה וכמובן לתת את הדעת על בחירה נכונה של ספק שירות או חברת ההשמה, בהתאם לקריטריונים המשתנים בין מגזרים ופרויקטים. במידה שבחירת הספק נעשית באופן מקצועי עם סקר שוק והוצאת מכרז, יש אפשרות ליהנות ממספר יתרונות חשובים וממחיר משתלם מאוד.

יתרון ראשון: הפחתת עלויות

אחת סיבות העיקריות לשכיחות הגבוהה של שירותי מיקור חוץ (אם כי לא היחידה), היא הוזלה משמעותית של העלויות עבור פעילויות ופרויקטים שונים. מדובר כאמור בפעילויות שאינן מהוות את ליבת עסק, אך עדיין נחוצות וחיוניות. כפי שראינו בדוגמא לעיל, חברות אמריקאיות רבות העבירו את שירותי התמיכה הטכנית שלהן למדינות מתפתחות, ובעיקר להודו, כאשר בתחום ההייטק המגמה הזו נפוצה כיום בכלל התחומים המקצועיים. מטבע הדברים, התשלום לעובדים במדינות מתפתחות נמוך בהרבה מזה המקובל במערב, והמשמעות היא חיסכון אדיר בעלויות.

דברים אלו נכונים גם לגבי שירותי מיקור חוץ הניתנים על ידי חברה מקומית. מאחר שלא מדובר בעובד של העסק, הרי שיורדים התנאים הסוציאליים כמו הפרשות, רכב והטבות שונות, וכן הוצאות נוספות הכרוכות בהיותו עובד מן המניין. מעבר לכך, במקרים רבים מה שבעל עסק צריך הוא איש מקצוע שיבצע עבודה מסוימת לתקופה מוגבלת, למשל בפרויקט בעל תאריך התחלה וסיום מוגדרים של מספר חודשים. במידה שהיה בוחר להטיל עבודה זו על עובדים מן המניין, היה הדבר כרוך בהכשרה של כוח אדם ייעודי, או בהעסקה של עובדים חדשים על כל המשתמע מכך מבחינת תהליך מיון, לימוד, הכשרה וההשמה בעסק, ואולי אף היה צורך בהעלאת משכורות לעובדים מסוימים. לעומת זאת, באמצעות שירותי מיקור חוץ בעל עסק מגדיר בדיוק מה הוא צריך ולכמה זמן, ועל כך הוא משלם.

עוד דוגמא קטנה אך נפוצה היא שימוש בשירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ, כפי שנעשה בלא מעט עסקים קטנים. מדובר בעסקים עם היקף פעילות שאינו מצריך מנהל חשבונות קבוע, אלא רק מי שיטפל בסוגיות רלוונטיות מעת לעת. לכן, במקום לשלם את המשכורת, המס, ההפרשות, התנאים וההטבות הנוספות באופן קבוע, מקבלים שירות מקצועי במסלולים שמתאימים לתקציב העסק, שהינם זולים הרבה יותר.

יתרון שני: התמקדות במה שחשוב ובתחום המומחיות

בעסקים רבים ישנה זליגה של התעסקות ושעות עם פעילויות שאינן בליבה, בין אם מדובר בשיווק ופרסום, טיפול באתר האינטרנט, הנהלת החשבונות וכדומה. כתוצאה מכך נוצרים חוסר סדר וחיכוכים, ולא פחות חשוב – עלולה להיפגם פעילות הליבה. אכן, משרד אדריכלות או משרד לעיצוב גרפי שנדרשים להתעסק עם מערכות מחשוב מורכבות, ולפתור תקלות העולות לפעמים על יכולותיהם, מבזבזים זמן יקר שאינו תורם להגדלת הרווחים והפעילות בעסק. לעומת זאת, שירותי מיקור חוץ מפנים את בעלי עסק ואת עובדים להתמקדות במה שחשוב באמת ובמה שהם באמת טובים בו. כאן אנו מגיעים ליתרון נוסף, שהוא שיפור באיכות העבודה.

כפי שראינו, כאשר פונים לשירותי מיקור חוץ אין צורך להעסיק ולהכשיר כוח אדם ייעודי לעבודה, על כל המשתמע מכך מבחינת זמן והוצאות. יתר על כן, עקב התפתחויות הטכנולוגיות ועקב שיפורים ושינויים במגוון ענפים במשק, אין זה פשוט להכשיר כוח אדם ייעודי אפילו אם יש זמן וכסף. ואולם, פעמים רבות מי שנדרש אל הפעילויות האלו הם בכל זאת עובדים מהמניין, שהינם בעלי כישורים נמוכים במקרה הטוב, או נעדרי כישורים לחלוטין במקרה הרע. כתוצאה מכך נפגמת הפעילות השוטפת וגם יורדת איכות הטיפול בהיבטים שמטופלים בצורה בלתי מקצועית. כל אלו מעמיסים עוד ועוד טרדות ומשימות על כתפי בעל העסק, שעסוק בחלק גדול מהיום בכיבוי שריפות (וגם הכיבוי עצמו נעשה בצורה בלתי מקצועית). לעומת זאת, שירותי מיקור חוץ ניתנים על ידי גורמים מקצועיים בעלי השכלה רלוונטית וניסיון, שיודעים מה הם עושים. לכן, לא רק שפוחת העומס מכתפי העובדים וההנהלה, אלא גם התוצאות הרבה יותר איכותיות ויעילות.

יתרון שלישי: תגובות בזמן אמת

כפי שראינו, את שירותי מיקור החוץ ניתן לקבל ולהזמין במגוון מסלולים, למשל לתקופה של שנה, מספר חודשים או מספר שבועות, לצורך פרויקט מסוים, לכמה שעות שבועיות או יומיות, וכן הלאה. לכן, ניתן להתאים את השירות לצרכים האמיתיים של העסק בגמישות גבוהה, כגון תקופות החגים שבהן עולה קצב ההזמנות, תקופה של פרויקט לחוץ בזמן, או להיפך: כאשר יש צפי לירידה מסוימת בפעילות ניתן להקטין את היקף השירות. את כל אלו קשה יותר לתמרן מול עובדים מן המניין בעסק.

האם תמיד עדיף לקבל שירותי מיקור חוץ?

לא בהכרח. הדבר משתנה בהתאם לפרמטרים מגוונים, ומעבר לכך ישנם גם חסרונות לסוג זה של התנהלות כפי שנראה מייד. במהלך ייעוץ עסקי אנו עשויים להתמקד בסוגיה זו וייתכן שנמליץ על מיקור חוץ במידה שיביא להתייעלות, חיסכון ושיפור ההתנהלות והשירות. ואולם, ההמלצה תגיע רק לאור בדיקה מדוקדקת של מצב העסק והתנהלותו, ומתוך היכרות מעמיקה עם תחום מיקור החוץ בשוק המסוים. כמו כן, תינתן תשומת לב מרובה לבחירה נכונה של ספק השירות, תוך ראייה ברורה ומניעה מראש של סיכונים וחסרונות אפשריים.

החסרונות והסיכונים יכולים להיות שונים בין מגזרי המשק ואופי שירות המסופק. אם נחזור אל הדוגמא הראשונה שהבאנו, של חברות אמריקאיות שהחלו להשתמש בשירותי תמיכה טכנית מהודו, נמצא כי שביעות הרצון של הלקוחות לא הייתה גבוהה במיוחד. במקרים רבים נוצרו כשלי שפה ותקשורת בין הלקוח האמריקאי ובין נותן התמיכה, שהתקשה מאוד להבינו. בעיה זו הובילה לאובדן לקוחות מצד החברות שהשתמשו בשירותי תמיכה טכנית ממדינות מתפתחות, אך בשורה התחתונה היה זה צעד משתלם מאוד שהצדיק את עצמו וכך הוא נמשך עד היום.

חיסרון נוסף, שעלול להיות משמעותי מאוד במגזרים מסוימים, הוא זליגה של ידע אל מתחרים. כיצד הדבר מתרחש? למשל, אם שתי חברות המפתחות מוצרים באותו התחום משתמשות בשירותי ניהול מידע מאותו ספק במיקור חוץ. במקרה זה עלול לזלוג מידע או סוד מסחרי באופן מכוון או בטעות. גם החוזים המפורטים ביותר עלולים שלא להספיק כדי למנוע את בעיה ואת השלכותיה החמורות. דוגמא נוספת לזליגה של ידע היא העברת שירותי ייצור למפעלים במדינות המזרח הרחוק, ובפרט לסין. בפועל, לאחר שהרוויחו ממון נכבד על הקטנת עלויות ייצור, גילו חברות אמריקאיות רבות כי הידע נשאר בסין. כעת החלו לייצר חברות סיניות מוצרים דומים מאוד שהוצעו במחירים נמוכים יותר, שעימם החברות האמריקאיות התקשו מאוד להתחרות, וחלקן אף קרסו בשל כך.

חיסרון נוסף שחשוב שבעלי עסקים ישימו לב אליו, הוא שקשה יותר לפקח על פעילות הנעשית במיקור חוץ. מכיוון שאין בקרה רציפה (אלא אם השירות נעשה ממש בעסק עצמו), עלולות להופיע בעיות כגון שירות פחות איכותי ללקוחות, ניצול לא מיטבי של שעות, בלבול בלוחות הזמנים וביעדים וכיוצא בזאת. יתר על כן, גם הספקית של שירותי מיקור החוץ מעוניינת להגדיל את רווחיה, שעוברים דרך התייעלות וחסכנות. לעיתים החיסכון עשוי לבוא על חשבון מקבל השירות, למשל בהעסקת עובדים פחות מיומנים ומנוסים, בהקטנה של זמן ההכשרה, שימוש בחומרים וציוד זולים יותר, וכן הלאה.

השורה התחתונה של מיקור חוץ

שירותי מיקור חוץ יכולים להוות צעד חשוב להתנהלות יעילה, חסכונית ואיכותית יותר של העסק, המובילה גם להפחתת העומס מכתפי הנהלה והעובדים ומפנה אותם לפעילויות הליבה. מדובר במגמה עולמית הניכרת היטב גם במשק הישראלי, ובעתיד הנראה לעין היא עוד תמשיך לצבור תאוצה עקב יתרונותיה הברורים והתאמתה לשוק הדינאמי. יחד עם זאת, את המעבר למיקור חוץ יש לבצע בתבונה ולאור הבנה טובה, הן של הצורך האמיתי בעסק, הן של הפתרונות הקיימים, הן של היתרונות והחסרונות האפשריים, והן מבחינת בחירה בספק השירות המתאים. בכל הנושאים האלו ואחרים יכול לסייע רבות יועץ עסקי מנוסה.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה