קליטת עובד חדש בארגון היא נקודת מפגש קריטית בין הפוטנציאל לביצועים. תהליך אונבורדינג יעיל מקצר את עקומת הלמידה, מגדיל מעורבות ומפחית תחלופת עובדים. המחקרים מצביעים על כך שקליטה מובנית משפרת את שימור העובדים ב-82% ומגדילה פרודוקטיביות ב-70%.
המונח Onboarding מתייחס לתהליך הוליסטי שמתחיל עוד לפני היום הראשון בעבודה וממשיך עד שהעובד הופך לחלק פעיל ותורם בארגון. זהו תהליך סוציאליזציה ארגונית שמשלב מספר שכבות – מהצד המינהלי והלוגיסטי, דרך הכרת התרבות הארגונית ועד לשליטה בתפקיד עצמו.
מה זה תהליך Onboarding ומדוע הוא קריטי?
תהליך אונבורדינג הוא מערכת מובנית שמלווה עובד חדש מרגע החתימה על החוזה ועד לשילובו המלא בארגון. במקום לזרוק עובד חדש למים העמוקים, תהליך מסודר מעניק לו מפת דרכים ברורה, כלים נדרשים ותחושת ביטחון.
החשיבות של התהליך עולה בבירור כאשר בוחנים את המחיר של כישלון בקליטה. מחקרים בתחום משאבי אנוש מראים שעובדים שעברו תהליך קליטה איכותי נוטים להישאר בארגון תקופה ארוכה יותר, מה שחוסך לארגון עלויות גיוס והדרכה חוזרות. מעבר לכך, תהליך טוב משפיע על תחושת השייכות והמעורבות של העובד החדש.
מהם השלבים המרכזיים בתהליך קליטה מוצלח?
בניית תהליך קליטה מובנה לעובדים חדשים היא אחד המנופים החזקים ביותר להפחתת נטישה מוקדמת, האצת זמן החפיפה וחיזוק המחוברות לארגון. במקום להסתפק ביום ראשון מאולתר, תהליך מסודר מאפשר ללוות את העובד כבר מהרגע שבו חתם על ההצעה, דרך הימים הראשונים ועד להשתלבות מלאה בצוות ובתרבות הארגונית.
שלב הכנה – Pre-boarding
התקופה בין קבלת ההצעה ליום הראשון בעבודה היא חלון הזדמנויות למייצר מומנטום חיובי. במהלך שלב זה מומלץ לשלוח לעובד החדש מייל קבלת פנים, לספק מידע על הציוד שיחכה לו ולהכין את עמדת העבודה. אפשר לשתף אותו גם בתוכן מקדים על החברה, הצוות והערכים הארגוניים.
ההשקעה בשלב זה משתלמת, שכן היא מפחיתה מתח ומעלה את רמת הציפייה החיובית. כדאי לוודא שכל הנושאים הלוגיסטיים מוסדרים מראש – חשבונות משתמש, אישורי כניסה, מערכות ממוחשבות וכלי עבודה.
יום ראשון – Orientation
היום הראשון קובע את הטון של כל ההתנסות בארגון. זהו היום שבו העובד צריך להרגיש מוזמן, מצופה ומוערך. הוא כולל מילוי מסמכים נדרשים, הקצאת ציוד והכרת הצוות המיידי.
חשוב ביותר לתכנן את היום הראשון באופן שלא יהיה מכריע רגשית. עדיף לאזן בין העברת מידע לבין יצירת חיבורים אנושיים: לתכנן ארוחת צהריים עם חברי הצוות או שיחת היכרות לא פורמלית עם המנהל הישיר.
השבוע הראשון – Integration
במהלך השבוע הראשון העובד צריך לקבל תמונה רחבה יותר. זה הזמן לחשוף אותו לתהליכי העבודה, לכלים הדיגיטליים ולחברי צוות נוספים מחוץ למחלקה שלו. כדאי לשבץ פגישות קצרות עם בעלי תפקידים שונים בארגון.
הקצאת חונך או "אונבורדינג באדי" יכולה לעשות הבדל עצום. מדובר בעובד ותיק שיכול לענות על שאלות יומיומיות, לתת טיפים ולעזור בהתמצאות בארגון בצורה בלתי פורמלית.
איך בונים Template יעיל לתהליך Onboarding?
תבנית קליטה טובה לתהליך היא כזו שמאפשרת עקביות לכל העובדים החדשים, אך גם גמישה להתאמה אישית. היא צריכה לכלול משימות ספציפיות עם אחראים ולוחות זמנים ברורים. תבנית מומלצת צריכה לכלול את הפרטים הבאים:
- רשימת מסמכים הנדרשים מהעובד
- פירוט הציוד שיסופק לו
- לוח זמנים של פגישות והכשרות
- נקודות ציון להתקדמות
- ושאלון משוב
תבנית איכותית כוללת ריבוי רבדים. בצד הלוגיסטי היא מפרטת את כל משימות ההכנה:
- הכנת תעודת עובד
- הגדרת הרשאות
- הזמנת ציוד
בצד הטכניני היא מתווה תוכנית הדרכה מדורגת שמתחילה במושגי בסיס ומעמיקה בהדרגה.
מומלץ להוסיף לתבנית גם רכיבים של מעקב ובקרה – מי אחראי על כל משימה, מתי היא אמורה להתבצע ומהי נקודת הסיום שלה. בכך נוצרת שקיפות ומניעה של פערים או משימות שנשכחו.
מה הקשר בין Onboarding להצלחה עסקית ארוכת טווח?
תהליך קליטה איכותי הוא השקעה שמשתלמת גם במונחים כספיים וגם בבניית תרבות ארגונית חזקה. עובד שמרגיש מוערך מהיום הראשון ימשיך להרגיש מחויבות גם בהמשך. הוא גם יגיע מהר יותר לביצועים גבוהים, מה שמשתלם לארגון.
מנהלים שמשקיעים בתהליך הקליטה מגלים שהם מפחיתים את התחלופה העובדים, מייצרים אווירה חיובית בצוות ומעלים את רמת המעורבות. חברות וארגונים שמתייחסים לתהליך קליטה כאל פרויקט אסטרטגי נהנים מתועלות מתמשכות לאורך זמן.
כיצד לוודא שתהליך האונבורדינג עובד?
אין תהליך מושלם מהפעם הראשונה. חשוב לבנות מנגנוני משוב שמאפשרים שיפור מתמיד. שאלו את העובדים החדשים מה עבד טוב עבורם, מה היה מיותר ומה חסר. המידע הזה יעזור לכם לשפר את התבנית לגיוסים הבאים.
מעבר למשוב מילולי, כדאי לעקוב אחרי מדדים כמותיים – אחוזי השלמה של משימות קליטה, זמן עד להגעה לתפוקה מלאה ושיעורי שימור עובדים חדשים בחודשים הראשונים. מדדים אלה מספקים תמונה אובייקטיבית של האפקטיביות של התהליך.
שאלות נפוצות:
כמה זמן אמור להימשך תהליך Onboarding?
תהליך אונבורדינג מקיף נמשך בין 90 יום לשנה, תלוי במורכבות התפקיד והתעשייה. החלק האינטנסיבי ביותר מתרכז בשלושת החודשים הראשונים, כאשר העובד עובר הדרכות, פוגש בעלי עניין ומתחיל לתרום באופן עצמאי.
מי אחראי על ביצוע תהליך הקליטה?
האחריות משותפת בין מחלקת משאבי אנוש, המנהל הישיר והצוות הקרוב. משאבי אנוש מנהלים את הצד המנהלי והמדיניות, המנהל הישיר מלווה את ההשתלבות המקצועית, והצוות עוזר ביצירת קשרים חברתיים ותחושת שייכות.
מה צריך לכלול Template של Onboarding?
תבנית מקיפה צריכה לכלול רשימת משימות מסודרת לפי שלבים, אחראים ברורים לכל משימה, לוחות זמנים, חומרי הדרכה רלוונטיים ונקודות בקרה. היא גם צריכה להיות גמישה מספיק כדי להתאים לתפקידים שונים ולצרכים מיוחדים של מחלקות שונות.
האם תהליך Onboarding שונה לעובדים מרחוק?
כן, תהליך קליטה לעובדים מרחוק מצריך התאמות משמעותיות. יש להשקיע יותר בתקשורת דיגיטלית, לוודא הגדרת כלים טכנולוגיים מראש, לקיים שיחות וידאו תכופות יותר וליצור הזדמנויות לאינטראקציות בלתי פורמליות כדי לפצות על היעדר הנוכחות הפיזית במשרד.
איך מודדים הצלחה של תהליך קליטה?
מדדי הצלחה כוללים שיעור שימור עובדים בחודשים הראשונים, זמן עד להגעה לתפוקה מלאה, רמת שביעות רצון של העובד החדש מהתהליך ורמת המעורבות והמחויבות שלו לארגון. כדאי גם לאסוף משוב איכותני מהעובדים על החוויה שלהם.
רוצים לבנות תהליך Onboarding שמניב תוצאות עם לוי יועצים?
בניית תהליך קליטה אפקטיבי דורשת הבנה מעמיקה של הארגון, התרבות והצרכים הייחודיים של העסק. לוי יועצים מתמחים בליווי ארגונים בתחומי משאבי אנוש וניהול, כולל בניית תהליכי קליטה מובנים שמתאימים בדיוק לצרכים שלכם.
עם ניסיון של מעל 1,000 עסקים מרוצים, לוי יועצים יכולים לעזור לכם לפתח Template מותאם, להטמיע תהליכים יעילים ולוודא שכל עובד חדש מקבל את הכלים להצלחה מהיום הראשון. צרו קשר עוד היום לפגישת ייעוץ ראשונה ללא עלות וגלו כיצד תהליך קליטה נכון יכול לשנות את העסק שלכם.
