3 הבסיסים של ניהול עסקי: איך לנהל נכון את העסק?

כמו הרבה דברים, גם התשובה לשאלה איך לנהל עסק נכון מתחלקת ל-3 חלקים:

הבסיס הראשון של ניהול עסק הוא ניהול פיננסי.
הבסיס השני הוא ההבנה אילו מהלכי שיווק ומכירות נדרשים, והיכולת להוציא אותם לפועל.
בבסיס השלישי נמצאים תכנון הזמן והמוטיבציה של בעל העסק.

בעסקים רבים לפחות באחד משלושת הבסיסים הללו קיימת חולשה שנובעת מחוסר ידע או חוסר תרגול. יזמים רבים פותחים עסק ומגלים כי הידע המקצועי שגרם להם להכנס לענף לא מספיק. עליהם למלא בצורה טובה את כל הפונקציות בעסק והם חייבים להיות אנשי מכירות ושיווק טובים, מנהלי כספים עירניים, בשליטה מלאה על הזמן שלהם וחדורי מוטיבציה להמשיך ולגדול.

מה בעצם כולל כל אחד מאותם בסיסים וכיצד ייעוץ וליווי עסקי יכול לסייע לנהל את העסק נכון וטוב יותר?

ניהול פיננסי נכון

ניהול עסקי מתחיל בדרך כלל משליטה כלכלית ופיננסית בעסק. כשבעל עסק יודע איפה הוא עומד מבחינה פיננסית קל לו לקבל החלטות אחרות, כי בקרה פיננסית ממפה את העסק כמו מפה שממפה את השטח. ניהול פיננסי נותן תמונת מצב של איפה העסק עומד בכל זמן נתון מול הערכות התקציב ומול התוכנית העסקית – יעדים מול ביצוע.

מהבחינה הפיננסית, ניהול עסק פירושו להבין מה התוצאות הכלכליות של העסק, מה הרווחיות של העסק, מה מצב תזרים המזומנים ומה צפוי לקרות בעסק בחודשים הקרובים.

איך עושים את זה בפועל?

ניהול דו"ח רווח והפסד חודשי: דו"ח רווח והפסד מאפשר לראות כמה העסק הרוויח או הפסיד כל חודש. מומלץ לא להסתמך על דו"ח רווח והפסד שניתן על ידי רואה החשבון, אלא ליצור דו"ח רווח והפסד כלכלי שבאמת משקף את מה שקורה בעסק. את דו"ח הרווח וההפסד בודקים אל מול תוכנית העבודה והתקציב, שנותנים פרמטר נוסף שעוזר לדייק את המצב.

איך הדו"ח מסייע לניהול נכון של העסק? לאחר תקופה של למעלה מחצי שנה שבה שלא שמעתי ממנו, קיבלתי פתאום טלפון מלקוח שעבר אצלי תהליך ייעוץ עסקי. כשנפגשתי איתו הנתונים הראו כי בתקופה זו, העסק שלו הפסיד 300 אלף ש"ח. לו אותו הלקוח היה בודק את דו"ח הרווח וההפסד שלו מדי חודש, לאחר חודש הוא היה מגלה את ההפסד בעודו עומד על 50 אלף ש"ח בלבד, ולא צובר הפסד בהיקף כזה.

דו"ח רווחיות : דו"ח רווחיות מאפשר לבחון את העלות בפועל אל מול הצעת המחיר שניתנה ללקוח. הוא מאפשר לבעלי עסקים לראות האם יש הלימה בין הרווחיות המתוכננת (הצעת המחיר) לבין העלות האמיתית (המוצר או השירות). דו"ח זה הכרחי לבעלי עסקים בתחומי השירותים והמוצרים כיוון שהוא מאפשר לתקן בעיות בזמן אמת.

איך הדו"ח מסייע לניהול העסקי? אם למשל עורך דין נותן הצעת מחיר ומעריך כי הייצוג של לקוח מסוים ידרוש ממנו 100 שעות, אך בפועל הוא מוצא את עצמו מבזבז על הלקוח הרבה יותר זמן, הוא צריך לבחון האם מדובר בבעיה שחוזרת על עצמה, כלומר בעיית הערכת זמנים, או בבעיה עם הלקוח הספציפי שדורשת הצבת גבולות או תמחור לפי שעה.

דו"ח תזרים מזומנים: דו"ח תזרים מזומנים מנסה לחזות את מצב החשבון שלך בבנק, ואיך תראה ההכנסה וההוצאה של כספים ממנו בכל רגע נתון בחודשים הקרובים. ההמלצה שלי היא לבנות את דו"ח תזרים המזומנים לבד בשלב הראשון, ורק לאחר שהבנת כיצד תזרים מזומנים עובד וכיצד לבצע באמצעותו תחזיות, לעבור להשתמש בתוכנה לניהול תזרים מזומנים.איך הדו"ח עוזר לניהול נכון? על בסיס תזרים המזומנים אפשר לקבל החלטות של עודפים וחוסרים תקציביים: להשקיע בגיוס עובדים או הגדלת תקציב שיווק כשיש עודפים, או להתכונן על ידי לקיחת אשראי כשצפויים חוסרים.

בדיקה יומית של חשבון הבנק: המשמעות של שליטה פיננסית היא לדעת בכל רגע נתון מה קורה לך בחשבון הבנק – מה נפרע ומה לא.

איך זה עוזר לניהול העסק נכון? הבדיקה היומית של חשבון הבנק מאפשרת לעדכן את תזרים המזומנים בנתוני אותו יום, מקטינה סיכוי לטעויות בנקאיות, ומגדילה את הוודאות שהגביית החובות מהלקוחות תתבצע בזמן. ואולי הכי חשוב, הבדיקה היומית מחברת את בעל העסק למציאות – היא לא נותנת לו להניח שדברים בסדר כשהמצב בבנק אומר אחרת.   

---

שיווק ומכירות

שיפור מיומנויות שיווק ומכירה: עסק חייב לקוחות ולכן הדרך להגדלת המחזור העסקי שלך עוברת דרך שיווק ומכירות. על בעל עסק ללמוד איך לשווק ולמכור את עצמו ובעצמו על מנת להגדיל את המכירות בעסק.בעל עסק צריך לשאוף לשפר את המיומנות הזו, כי בעולם העסקים התחרותי אין מקום למי שלא מוכן לעשות נטוורקינג כי הוא מתבייש, לא מסוגל להתקשר ללקוח ולהציע מוצר או שירות כי לא נעים לו, לא חוזר ללידים מסיבות של אגו, ולא רוצה לעשות גבייה מסיבות כי לא נוח לו להיות קשוח עם לקוחות כשצריך.

חיבור לטכנולוגיה: על בעל העסק להבין שזה עולם דיגיטלי ועליו להיות בעל נוכחות בו. גם אם הוא עצמו לא מבין ולא מתחבר אליו, הוא יכול להקצות תקציב ולשכור בעלי מקצוע טובים שיעשו את העבודה עבורו, אל אסור לו להתעלם מכך רק משום שהוא עצמו לא מחובר לנושא.

יצירת ערוצי שיווק: על כל בעל עסק להכיר אילו ערוצי שיווק יכולים להביא לו לידים ומה הם דורשים ממנו: לדוגמא, שיווק דיגיטלי יכול להביא לידים בלי מאמץ, ובהשקעה רק של תקציב.

ערוץ אחר הוא שיתופי פעולה על בסיס עמלות (לדוגמא בין קבלן-ואדריכל), אפיק זה דורש יוזמה ומחייב את בעל העסק לקום ולצאת לפגישות. זה אחד מערוצי השיווק הזולים ביותר, אך גם החזקים ביותר והוא דורש אנרגיה והעזה. קיימות עוד אופציות רבות כדוגמת פניה יזומה, שת"פים, הקמת חנות אונליין התומכת בחנות פיזית, קניית לידים ועוד.

כיום בעלי עסקים לא יכולים יותר להסתמך על ערוץ הפה לאוזן, ובטח לא בשלבים הראשונים של העסק, ולכן חשוב להכיר את ערוצי השיווק ולפעול בהם. הדבר הכי חשוב הוא להשקיע זמן ייעודי לנושא, שנע בין שליש לרבע מהשבוע, על מנת להבטיח שכמות הלקוחות תמשיך לגדול.

מיתוג עצמי מקצועי: כתיבת מאמרים, בלוג, יצירת חשיפה מקצועית, השתתפות בפורומים ותערוכות, אם יש לתחום לשכה או איגוד להיות פעיל בו ומוביל דעה. ישנם תחומים שבסעיף זה נכלל כחובה גם סעיף יחסי הציבור, כמו למשל במקרה של הקמת עסקי מזון.

נטוורקינג מקצועי: קבוצות נטוורקינג כדוגמת BNI ועסקים עושים עסקים הם אפיק מצויין להכנסת עבודה לעסק חדש והם מלמדים את בעל העסק היטב כיצד למכור ולשווק.

חלוקת זמן ומוטיבציה

ניהול זמן: אצל בעל עסק הזמן הוא משאב חשוב ואם הוא לא יודע לנצל אותו נכון, ההכנסות שלו ייפגעו. על בעל העסק להפיק את המקסימום מהיום, להשקיע מאמצי ניהול ולעבוד שעות רבות עד לשלב בו העסק מתייצב.אחת הטעויות הנפוצות היא שבעלי עסקים מניחים שהעסק יעבוד גם אם הם לא יהיו בו פיזית. זו גישה שאינה מחוברת למציאות, כי עד לשלב שבו העסק רץ חלק צריך להשקיע מאמצים בניהול עובדים ולמלא תפקידים שונים בעסק.

ניהול נכון הוא להיות מחובר לעסק ברמה יומיומית ולתת את המשובים של מי שרואה את התמונה המלאה, כי לאף אחד לא אכפת כמו לבעל העסק עצמו. מנגד, חשוב שהזמן שבו בעל העסק נמצא בעסק ינוהל בצורה האפקטיבית ביותר בין עבודה, שיווק וכספים.

מוטיבציה: כיבוש יעדים הוא דבר נפלא, וכאשר מגיעים ליעד חשוב להנות מההישג. אבל אסור לנוח על זרי הדפנה. על מנת להמשיך להצליח לאורך זמן על בעל העסק להמשיך ולהציב לעצמו יעדים גדולים יותר בכל פעם. היכולת לשמור על המוטיבציה הזו היא שתוביל אותו להצלחה, כי מי שקופא על שמריו, מוצא את עצמו נשאר מאחור.

ניהול עסק מרגיש הרבה פעמים כתפקיד בודד, המטיל על כתפיו של אדם אחד את כובד האחריות וקבלת ההחלטות. לקיחת יועץ עסקי מאפשרת לבעל העסק לקבל שותף למסע שנותן לו כלים, זווית ראייה נוספת, מישהו להתייעץ איתו ואת ההכוונה הנדרשת על מנת לנהל את העסק נכון.

לקביעת פגישת ייעוץ לניהול עסקי ללא עלות וללא התחייבות פנו אלינו עכשיו בהודעה, טלפון או ווטסאפ