19/01/2020 מאת: ירון לוי

בעלי עסקים רבים מוצאים את עצמם מתלבטים אודות האצלה של סמכויות לעובדים, ובאמת מדובר בסוגיה שיש להתייחס אליה בזהירות ובחוכמה. אחת השאלות שנוטות לעלות היא איזה משימות ניהול בעל העסק צריך לעשות בעצמו ומה להאציל לאחרים, וזאת בנוסף לשאלות של בחירת העובד הנכון לכל משימה, מה רוצים להשיג בהאצלת הסמכות, וכדומה. במאמר הבא נשיב על שאלות אלו ונוספות.

האצלת סמכויות היא אחד המונחים השגורים בפיהם של מנהלים ובעלי עסקים, אולם היישום שלו לא פעם לוקה בחסר. אכן, רבים מתקשים להאציל סמכויות בצורה נכונה המועילה לעסק, למשל בשל קושי להחליט על חלוקת המשימות, שאיפה לריכוזיות והובלה, פחד מאובדן שליטה, קושי לסמוך על אחרים, היעדר אנשים מתאימים לביצוע משימות ספציפיות, רתיעה מגיוס עובדים מתאימים על העלויות הכרוכות בכך ובהכשרה, וכן הלאה. ואולם, כדאי לזכור שהאצלת סמכויות מהווה בסיס לניהול יעיל של העסק מבחינות רבות, המפנה את בעלי העסק למשימות הליבה שמצריכות את טיפולו האישי. האצלת הסמכויות יכולה להקטין משמעותית התעסקויות קטנות ששואבות אנרגיה וזמן ואין בהכרח מצריכות את הבעלים, ומהצד השני היא יכול לתרום מאוד לשביעות הרצון של העובדים, להזדהות שלהם עם העסק ומטרותיו, לתחושת המסוגלות והשייכות שלהם, לשביעות הרצון של הלקוחות, לפתרונות חדשים ומקוריים, ועוד.

יחד עם זאת, בדברים אלו אין לומר שאפשר להאציל את כל המשימות הקיימות בעסק, וגם לא לכל עובד. את האצלת הסמכויות צריך לבצע באופן חכם ומושכל, הן ברמה של בחירת העובד המתאים והן ברמה של בחירת המשימה. ראשית, אם אתם מבעלי העסקים הנדירים שיש להם הרבה זמן פנוי, או לפחות די והותר זמן על מנת לטפל בכלל משימות העסק מבלי להזניח תחומים חשובים כמו דוח התזרים והניהול הפיננסי, הרי שלא חייבים להתעקש ולהכריח את האצלת הסמכויות. כמו כן, יש להיזהר מהאצלה של משימות על עובדים שאינכם סומכים עליהם באמת, שלדעתכם אינם מחזיקים בכישורים או בידע וההכשרה ההולמת לטיפול בנושא. להיפך, מה שצריך לעשות הוא לסמן את מי שבאמת מתאים ויכול לטפל בנושא או במשימה מסוימת, ולתת לו את הסמכות. לצד האישית של העובד, הכישורים והמיומנות שלו, יש להתחשב כמובן בדרגת החשיבות והמורכבות של המשימה, באם יש לכם רצון לפתח ולקדם אותו בתפקיד מסוים או באופן כללי בעסק, וברמת האמון והתקשורת שיש לכם מולו.

ולבסוף, ראוי לזכור כי האצלת סמכויות איננה בגדר עצימת עיניים. אמנם יש לתת גיבוי ולסמוך על עובדים שעליהם האצלתם סמכויות, אולם יש גם חובה לייצר מגנון בקרה ודיווח ביניכם, המאפשר לכם להישאר בלופ ולהביא את הניסיון, הידע והתובנות שלכם. ייעוץ עסקי המלווה את העסק יכול לסייע רבות בתחום זה של האצלת סמכויות וביצועה הנכון והאפקטיבי, וגם להציג בפניכם רמות שונות של ביצוע. לדוגמא, ישנה רמות של האצלת סמכויות שבהן תפקיד העובדים הוא רק לתאר את הבעיה ולהשאיר את ההחלטה על דרך הטיפול למנהל. יש רשמות שבהן העובדים אחראיים לנתח את הבעיה, להציג חלופות, לבקש אישור לפעולה, לטפל ולעדכן את הבעלים אודות התוצאות, ויש רמות שבהן מכניסים את הבעלים ללופ רק בשביל לעדכן לגבי קשיים ולגבי התוצאות במידת הצורך.

אילו משימות כדאי להאציל ומה לעשות לבד?

מטבע הדברים, לא נוכל למנות כאן את כל המשימות בעסק שלגביהן צריך לקבל החלטה של האצלת סמכויות. באופן כללי ניתן לומר כי בעל העסק צריך להיות מעורב ולקחת על עצמו את כל ההיבטים הקשורים לניהול הפיננסי והכספים ולעמידה ביעדים, אולם גם כאן ישנם תחומים שניתן להאציל לאחרים. כך למשל, בעל העסק הוא שצריך להיות אמון על אישור כל תשלום לכל ספק לאחר בדיקה מדוקדקת מול מחירונים. מאידך, מה שניתן להאציל בתחום זה הוא את בדיקת המחיר מול המחירונים, כלומר להעביר את המשימה הזו לאחד העובדים בעסק. דוגמא נוספת היא אישור של תשלומי המע"מ והמיסים, משימה המוטלת על כתפיו של בעל העסק ואין להאצילה. הוא זה שצריך לבדוק מול רואה החשבון בכל חודש את סכומי התשלומים לרשות המיסים, ולאשר אותם לפני שרואה החשבון מבצע את התשלום.

עוד דוגמא לתחום שאין להאצילו לאחרים היא בדיקה של הדוחות הכלכליים, כגון דוח רווח והפסד, דוח תזרים מזומנים והתקציב. אחת לשבוע שבועיים על בעל העסק לבדוק את הדוחות על סעיפים השונים, להבין היכן עומד העסק ולגזור את המסקנות וההחלטות המתבקשות. בעל העסק הוא גם זה האמון על בניית חלק מהדוחות, כגון התוכנית העסקית והתקציב, וישנם דוחות כלכליים שמוכנים על ידי רואה החשבון. כמו כן, ניתן להסתייע בגורמים חיצוניים לבניית דוחות מסוימים, כגון יועץ עסקי בעל ניסיון רב והשכלה כלכלית הולמת. 

נושא נוסף שבעל העסק צריך להשאיר בידיים שלו הוא את הבדיקה החודשית של עמידה ביעדים אל מול התוכנית העסקית והסקת המסקנות (אפשרי שמישהו אחר יזין את הנתונים). מדובר בבדיקה של ההכנסות וההוצאות, שימוש בטבלת אקסל לצורך הרישום של כל סעיף וסעיף, וציון ההבדלים לטוב ולרע בין מה שהושג בפועל לבין יעדי התוכנית. במידת הצורך, למשל כאשר ישנם שינויים משמעותיים בשוק (עלייה דרמטית במחירי חומרי גלים, כניסה של מתחרים), בעל העסק הוא האמון על שינוי התוכנית העסקית בהתאם. לבסוף, נציין את תחום דוחות הגבייה שבעל עסק הוא הגורם האמון על בדיקה שלהם אחת לשבועיים. מאידך, את מלאכת הגבייה עצמה ניתן להאציל לעובד בעל כישורים בינאישיים מצוינים ויכולת להפגין אסרטיביות במידת הצורך.

תחומים שניתן להאציל אותם

בחלק הקודם הבאנו מספר דוגמאות למשימות בעסק המצריכות מעורבות גבוהה מצידו של בעל העסק, ולמעשה אמורות להישאר בחלקן הארי בידיו. לעומת זאת, ישנן משימות רבות בעסק שבהחלט ניתן להאציל לעובדים, וזאת כאמור בתנאי שהם מתאימים לביצוען בפרמטרים השונים, ולפי דרגת ההאצלה המתאימה לכם. כך למשל, ניתן להאציל סמכויות בתפקידים הקשורים לשיווק והמכירות בעסק, דהיינו הפנייה היזומה ללקוחות, המענה להם ושמירה על קשרים, סיוע בהתבלטויות ושאלות לגבי מוצרים, היבטים של שיווק ופרסום בערוצים השונים וכדומה. כמו כן, ניתן להאציל משימות רבות הקשורות ללוגיסטיקה בעסק, החל בשינוע ומידוף של מוצרים לספירת המלאי, וניתן להאציל משימות הקשורות לניהול כוח האדם בעסק. 

כאמור, משימות אלו ואחרות יש להאציל באופן חכם ומושכל, ולעיתים יש להתגבר על חסמים ומכשולים ברמת בעל העסק והמנהל, המעכבים את ניצול האצלת הסמכויות באופן אפקטיבי ומועיל לעסק. לשם כך ניתן להתייעץ עם יועץ עסקי מיומן המחזיק בניסיון עשיר גם כמנהל עסקים בשטח, ויכול להציע ארגז כלים ניהולי עשיר בתחומי האצלת הסמכויות, ניהול הזמן, הובלה ומנהיגות, העלאת המוטיבציה בקרב העובדים, ועוד.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.