20/02/2020 מאת: ירון לוי

הצעת מחיר היא הרבה יותר ממסמך אינפורמטיבי בלבד, המתאר את המחירים המוצעים עבור שירותי ומוצרי העסק. היא מסמך שנועד גם לשכנע את הלקוח שאתם הבחירה הנכונה, ועליה לעשות זאת אל מול הצעות מחיר מתחרות שבוודאי נבחנות על ידיו. השאלה היא, אם כן, איך לוקחים פרויקט עם הצעת מחיר נכונה? 

התשובה לכך נוגעת הן לניסוח ועיצוב הצעת המחיר עצמה, והן להתייחסות וההתנהלות שלכם סביבה. אם אינכם בטוחים לגבי הדרך לכתיבת הצעת מחיר מנצחת וזקוקים לעזרה בנושא, כדאי לפנות לקבלת ייעוץ עסקי שיעשה לכם סדר בראש אחת ולתמיד. כמו כן, מומלץ לקרוא את המאמר הבא שמביא מספר המלצות וטיפים חשובים לגבי כתיבת הצעות מחיר וההתנהלות סביבן. 

ההתנהלות סביב ההצעה – בהחלט קובעת

בהמשך המאמר נתאר מספר היבטים בסיסיים של הצעת מחיר מנצחת ובעלת סיכויים גבוהים ככל האפשר להתקבל על ידי הלקוח, תוך שהיא מקבלת עדיפות על פני הצעות אחרות. למעשה יכולים להיות פורמטים רבים לכתיבת הצעות מחיר, אולם לא פחות חשובה מכך היא ההתנהלות שלכם סביב ההצעה ושמירה על מספר כללים בסיסיים וחכמים:

תזמון הצעת המחיר

לעיתים הצעת המחיר שאתם מגישים היא ההזדמנות הראשונה של הלקוח להיפגש אתכם ברמה העסקית-מקצועית. יחד עם זאת, היא בדרך כלל באה לאחר התקשרות ראשונית שיכולה להיות באמצעות הטלפון או בפגישה פנים אל פנים. לאחר פגישה ראשונה זו, עולה השאלה – מתי אנו מגישים את הצעת המחיר? מצד אחד, ממש לא כדאי לחכות כי ישנה סבירות גבוהה שהלקוח יפנה אל עוד ספקי שירות או מוצרים הדומים לכם, על מנת לקבל מספר הצעות מחיר שונות ולבחור את המשתלמת ביותר. ואפילו אם הוא פנה רק אליכם (מה שאינו סביר במיוחד), הוא מן הסתם מצפה לקבל את הצעת המחיר בפרק זמן סביר. ככל שתתמהמהו בהגשת ההצעה כך יתחילו להתרבות סימני השאלה אצל הלקוח הפוטנציאלי, והוא יתחיל לשאול את עצמו מה קורה: האם אתם לא סגורים על התמחור? על היכולת לעמוד בדרישות הפרויקט? האם זוהי דרך ההתנהלות הרגילה שלכם הכרוכה בעיכובים? זו אינה הדרך הנכונה להתחיל מערכת יחסים עסקית חשובה, וככל שאתם מתמהמהים כך אתם נותנים ללקוח הפוטנציאלי זמן לפנות אל ספקים אחרים ולהיות מוטרד במחשבות בנוגע להתנהלות שלכם. 

אז נכון, את הצעת המחיר צריך להגיש כמה שיותר מהר, אבל גם לא מהר מידי. תנו ללקוח זמן להרגיש שאתם מכבדים את דרישות הפרויקט, חושבים לעומק על ההיבטים השונים והתמחור שלו, ואפילו אם יש ביכולתכם להגיש הצעת מחיר תוך שעות ספורות – מוטב להמתין. אל תצטיירו כנלהבים מדי או כנואשים לקבל את הפרויקט, שכן הדבר עלול להוביל את הצד השני לחשוב על רמתכם המקצועית וממילא גם על האפשרות להיכנס אתכם למשא ומתן להורדת המחיר שהצעתם. אם אתם רוצים כלל אצבע אז 48 שעות מהפגישה הראשונה ועד הצעת המחיר.

איזה מחיר לרשום

כאן אין שום מקום להפתעות. אם בפגישה הראשונית עם הלקוח סיכמתם על מחיר מסוים, ואפילו הוא נאמר בעל פה, אין לרשום בהצעת המחיר מחיר גבוה ממה שסיכמתם. אז קודם כל, בפגישה עם הלקוח היו ערניים לגבי התמחור שלכם ואל תזרקו לאוויר כל מיני הצעות מפתות, סכומים משוערים או מחירים שאולי לא שווה לכם לעבוד בהם. ושנית, למרות זאת ייתכנו מצבים בהם אתם מבינים שטעיתם בהצעת המחיר שנתתם בפגישה, למשל אם מתברר שמדובר במסגרת שעות גדולה יותר ממה שחשבתם, בעוד איש מקצוע בעסק שיידרש לנושא וכיוצא בזאת. במקרים כאלו, הדרך הנכונה והטובה ביותר היא הדרך הישירה: התקשרו אל הלקוח ועדכנו אותו לגבי הטעות שעשיתם, הסבירו בכנות ובגילוי לב את התחשיב החדש, ויש סבירות טובה מאוד שהלקוח ייענה בהבנה ואף יעריך את גילוי הלב. מה שבטוח, אל תפתיעו את הלקוח עם מחיר גבוה ממה שסוכם, שכן הדבר מעיד על מקצועיות נמוכה במקרה הטוב, ועל אמינות נמוכה במקרה הגרוע. המלצה נוספת היא לשאול את הלקוח מה התקציב שלו והאם יש לו הצעות נוספות ומה הן. אלו נתונים חשובים שיש לקחת בחשבון לפני שקובעים את איזה מחיר לרשום.

התניות ומדיניות ביטולים

כן, בעבודה על פרויקטים שונים העניינים לא תמיד עובדים על הצד החלק ביותר, בין אם הלקוח מעוניינים בתיקונים, לבטל היבטים שונים של העבודה וכן הלאה. נכון שצריך לדאוג לעניינים הללו כדי להבטיח את עצמכם מראש ושהציפיות יהיו מתואמות, אולם הצעת המחיר עצמה היא לא המקום להיכנס להתניות ומדיניות ביטולים. את "הבשורות הרעות" תבשרו ותחתימו עליהן את הלקוח במעמד הזמנת העבודה או בדרך אחרת. אולם, הצעת המחיר שמטרתה לגייס את הלקוח צריכה להיות חיובית, משכנעת ומפתה ככל האפשר, ובשום פנים ואופן לא צריכה להכיל אותיות קטנות ושחורות.

פולו אפ ראשון להצעת המחיר

אחת הטעויות העיקריות שמבצעים בעלי מקצוע ועסקים, היא לא לעשות פולו אפ על הצעות מחיר, דבר המוביל לאובדן לקוחות שלא לצורך. כך למשל, לעיתים הצעות מחיר שנשלחות במייל מגיעות אל דואר הספאם של הלקוח ולכן אינן נקראות, או שלפעמים מדובר בלקוח שהמייל שלו די עמוס, או שהוא בעצמו אינו מאוד מסודר, וכך הצעת המחיר שלכם פשוט נופלת בין הכיסאות. הלקוח מצידו ממשיך לחכות להצעת המחיר שלכם שתגיע, וככל שחולף הזמן הוא מתחיל לחשוב שאתם לא רציניים כי לא שלחתם כלום. לכן, את הפולו אפ הראשוני יש לבצע אחרי שליחת ההצעה. הוא נועד לוודא שהצעת המחיר אכן הגיעה וניתן לבצע אותו בשיחת טלפון, בהודעת ווטסאפ וכדומה – בכל מקרה בדרך שבה הלקוח בוודאות מבין שההצעה נשלחה ואף מאשר שהיא הגיעה לידיו.

פולו אפ שני להצעת המחיר

אם המטרה של הפולואפ הראשון, שמבוצע זמן קצר אחרי השליחה, היא לוודא כי ההצעה אכן הגיעה לייעדה, הרי שהמטרה של הפולו אפ השני שונה. כאן המטרה היא כפולה: להראות רצינות והתמדה ובעיקר לדעת איפה אתם עומדים. לכן, את הפולו אפ הזה לא עושים בווטסאפ או במסרון בנייד, וגם לא במייל, אלא בשיחת טלפן ישירה. בשיחה יש לשאול את הלקוח האם לאחר קריאת הצעת המחיר הוא מעוניין להתקדם? זו לא בהכרח שאלה של כן או לא אלא יותר בגדר פתיחה לדיון – מה קורה? איפה הוא עומד? האם יש לו הסתייגויות מסוימות מהצעת המחיר? אם ההסתייגות קשורה למשל להצעת מחיר זולה יותר שהלקוח קיבל ממתחרה שלכם, אולי אפשר להגיע לסיכום אחר? או אולי יש בעיה במפרט או בהיבט אחר של הצעת המחיר, ואחרי שתבינו תוכלו לתקן. זכרו שגם אם השקעת ובניתם הצעת מחיר טובה לכל הדעות, תמיד ייתכן מצב בו הלקוח יחשוב שדבר מה אינו מתאים או חסר, אבל אם אין לכם תקשורת איתו כנראה שלא תהיה לכם הזדמנות לתקן, ופשוט תפספסו את הפרויקט.

הנחות

כאמור, הצעת המחיר שלכם צריכה להיות תואמת את זו שתיארתם בהתקשרות הראשונית עם הלקוח. יחד עם זאת, ניתן להשאיר גם מקום להנחות, למשל אם הלקוח אומר שירצה לקחת אתכם לפרויקטים נוספים בטווח הארוך ובכך יהפוך ללקוח קבוע, או אם תיאלצו להתחרות בהצעות מחיר דומות או נמוכות מעט מזו שלכם. יחד עם זאת, טווח ההנחה שאתם מוכנים להציע צריך להיות בגדר הסביר, לא יותר מדי, הן מבחינת הכדאיות הכלכלית של הפרויקט עבורכם והן מבחינת הרושם שנוצר אצל הלקוח לגבי מידת האמינות של הצעת המחיר שלפני ההנחה.

הצעת המחיר עצמה

מה שחשוב לזכור לגבי הניסוח והעיצוב של הצעת המחיר, הוא שלא מדובר רק בהצעת מחיר. מדובר למעשה במסמך שיווקי שנועד לשכנע את הלקוח לגבי המקצועיות והרצינות שלכם, לגבי היתרונות המיוחדים שלכם, ולגבי ההתאמה המדויקת של הפתרונות שלכם לצרכים שלו. על מנת להשיג את המטרות האלו יש להקפיד על מספר כללים:מיתוג , יש לשים דגש על הנראות ועל המיתוג של ההצעה. הדבר ניכר בין היתר בניסוח קולעים, תמציתיים ומשכנעים – לא רק של השירותים, המוצרים והעלויות, אלא גם של הצגת העסק בסלוגן קולע והיתרונות הייחודיים שלו בפסקה קצרה. כמו כן, כדאי לפנות אל גרפיקאי מקצועי שיעבוד על ההצעה שלכם וידאג שתיראה מעולה. כן, לפעמים למראה עיניים יש השפעה גדולה על ההחלטה והוא בהחלט יכולה להטות אל הכף לכיוונכם. דרך אגב, אין זה אומר שעבור כל הצעת מחיר בעתיד תצטרכו לפנות ספציפית אל גרפיקאי. ניתן להיעזר בשירותיו פעם אחת או מעת לעת, ולהשתמש בתבנית קבועה של העסק המשתנה בפרטיה ותכנים עם כל הצעת מחיר אינדיבידואלית.

אורך הצעת המחיר

הצעות מחיר יכולות להיות שונות מאוד באורכן ואין במקרה זה כללים מחייבים. מה שכן, הן חייבות להיות ברורות וקולעות, בלי להיכנס למגילות מיותרות המפארות את העסק או נכנסות לפרטי הפרטים של כל אפשרות ותגובה אליה. אל הפרטים האלו ניתן כאמור להיכנס בהמשך במעמד הזמנת העבודה או במועד אחר. הכתיבה עצמה צריכה להיות אפקטיבית ולהסביר ללקוח בבירור מה הוא מקבל מכם וכמה זה יעלה לו. יחד עם זאת, רצוי מאוד שבחלק העליון של הצעת המחיר תהיה פסקה המתארת את הערך המוסף שאתם מציעים ללקוח, מדוע אתם מהווים עבורו בחירה נכונה ואיך אתם נותנים מענה מיטבי לצרכים. המטרה של הפתיח הזה הוא לתת את הדחיפה הכל כך חשובה, לפני שמגיעים אל המחירים עצמם, כאשר הלקוח כבר מבין את הערך המוסף שהוא מקבל עבור המחירים כאשר הוא קורא אותם. 

ולבסוף, בכתיבת עלויות השירותים השונים (שעות עבודה, אספקת מוצרים וכדומה), יש להקפיד על בהירות מוחלטת ועל תמציתיות בלי סימני שאלה ומורכבויות מיותרות. הצעות מחיר מעסק לעסק צריכות להיות ללא מע"מ, והצעות ללקוחות פרטיים צריכות לכלול את המע"מ.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.