הטעויות שאתם עושים מול רואה חשבון

שירותיו של רואה החשבון מהווים מרכיב חיוני בהתנהלות הפיננסית של העסק. ואולם, בעסקים רבים ההתנהלות מול איש המקצוע מלווה בטעויות שמובילות להפסדים מיותרים ואף לבלגן בניהול הכלכלי. בנוסף, הסתמכות יתר על שירותיו, ידיעותיו והדוחות של רואה החשבון, מובילה גם היא לבעיות. בשורות הבאות נבחן מספר טעויות שבעלי עסקים נוטים לבצע מול רואי החשבון שלהם, ונראה כיצד להימנע מהן.  

יש בעלי עסקים רבים שלא מעבירים לרואה החשבון את כל חשבוניות ההוצאות של העסק, או לחילופין מעבירים לו חלק באופן פיזי וחשבוניות אחרות נשלחות במייל – דבר היוצר פתח לאי נוחות ולטעויות. אם גם אתם מסתמכים על כך שרואה החשבון יזכיר לכם שישנן חשבוניות חסרות, מדובר בטעות. רואה החשבון אמנם יכול לסייע פה ושם בתזכורות אך הדבר תלוי בהתנהלות האישית-מקצועית שלו וביחס אליכם, אולם ככלל אין זה מתפקידו ואין זה מיכולתו, וישנן חשבוניות שבהחלט יישכחו, לא יגיעו  ליעדן ו/או ייפלו בין הכיסאות.

אז קודם כל, צריך לדאוג שרואה החשבון יקבל את כל החשבוניות בצורה מסודרת, מאורגנת ופשוטה. עד כמה הדבר חשוב? ובכן, קחו בחשבון שכל חשבונית הוצאה שאינו מדווחת מובילה להפסד של החזר מס עד 64% מערכה. לדוגמא, אם אתם מחזיקים ביד חשבונית הוצאה על סך 1,000 ₪ אך בגלל התנהלות בלתי מסודרת היא לא נכנסה לדיווח לרשויות המס, הרי שהפסדתם בהחזר מס עד 640 ₪.

ההתנהלות המסודרת ואפילו הקפדנית מול רואה החשבון בהחלט יכולה לחסוך לכם הוצאות/הפסדים מיותרים, והדבר נכון לא רק לגבי החשבונית. כך לדוגמא, חשוב מאוד לבדוק היטב את תשלומי מס ההכנסה, המע"מ והביטוח הלאומי, ולקיים נוהל שבו רואה החשבון שולח אליכם את הסכומים, אך התשלום מבוצע רק לאחר שעברתם על הדוחות ואישרתם אותם. אל תסמכו בעיניים עצומות על מה שרשום בדו"ח, כי ייתכן מאוד שישנם חוסרים או שנפלו שגיאות בדוחות, שרק הבדיקה שלכם תוכל לגלות, לתקן ולחסוך לא מעט.

תיקון מקדמות בכל רבעון

שגיאה נפוצה נוספת רווחת אצל בעלי עסקים שאינם בודקים אם רואה החשבון מתקן את המקדמות בכל רבעון. סביר להניח שאתם יודעים שרואה החשבון קובע את המקדמות לרשויות המס בתחילת כל שנה, וזאת בהתבסס על תחזית שנתית שנקבעת בינואר. ואולם, המציאות כידוע תמיד שונה מהתחזית לכן יש לעדכנה בכל שלוש חודשים (רבעון) ובהתאם לכך לשנות את המקדמות.

אם גם אתם אינכם מזכירים לרואה החשבון ומבקשים ממנו לעדכן את התחזית (בשיתוף אתכם), הרי שאותה תחזית מקורית שנבנתה בינואר לעיתים תמשיך בלי שינוי, ובמרבית המקרים היא תהיה מוטעית. מדוע זה בכלל משנה? מפני שכך נוצר חוב לרשויות המס שאינכם מודעים אליו, דבר הפוגע כמובן בתזרים ובהפתעה. נכון שגם המקרה ההפוך עשוי לקרות, כלומר שתהיו זכאים להחזר מס, וזהו מצב טוב יותר מחוב. אולם גם הוא למעשה אינו טוב לעסק מפני שמדובר בכספים ששולמו בעודף לאורך השנה, ושתחת התנהלות תקינה היו יכולים לשמש את העסק למטרות אחרות במקום שישכב בלתי מנוצל במערכת רשות המיסים.

ליזום פגישות עם רואה החשבון

הטעות הבא הינה שכיחה מאוד. מדובר בבעלי עסקים שאינם מקפידים להיפגש עם רואה החשבון שלהם אחת לחצי שנה, ובעצם מחכים שרואה החשבון ייזום את הפניות אליהם. אם המצב מוכר לכם חשוב שתשנו את ההתנהלות, תיקחו יוזמה ותשבו פעם בחצי שנה על המספרים. בפגישות האלו רואה החשבון יוכל לייעץ לכם לגבי תכנוני מס ומהלכים עסקיים שעשויים לחסוך מס עתידי, ולהפחית באופן משמעותי את התשלומים למס הכנסה, למע"מ ולביטוח הלאומי.

הפגישות הללו עם רואה החשבון אינן בחינת בזבוז זמן, ולמעשה הן יכולות להיות שוות הרבה כסף, אלפי ואפילו עשרות אלפי שקלים בשנה. דברים אלו נכונים לכל סוגי העסקים ובלי קשר להיקף או תחום הפעילות.

טעויות נוספות בהתנהלות מול רואה החשבון

הטעויות שתוארו לעיל נוגעות להתנהלות שלכם מול רואה החשבון, אולם חשוב להצביע על כמה טעויות נוספות הקשורות לתפיסה וליחס אל רואה החשבון, תפקידו, תרומתו לעסק ולדוחות שלו. ראשית, אין ספק כי רואה החשבון הוא דמות חיונית לעסק וכבודו במקומו מונח. יחד עם זאת, טעות רווחת אצל בעלי עסקים היא התייחסות אל רואה החשבון כאל מי שגם מייעץ ותומך בשוטף בהיבטים הניהוליים והכלכליים של העסק.

ראוי לזכור כי רואי חשבון מתמקדים בעיקר בתחום המיסוי, ואין זה מתפקידם ולעיתים מיכולתם לייעץ בהיבטים כלכליים שוטפים כמו שמירה על תזרים מזומנים מאוזן, סגירת או מחזור הלוואות, קביעת תמחור נכון ומקצועי, כדאיות כלכלית של מהלכים מסוימים, הקטנת תקורות לסוגיהן, הרחבת פעילות העסק וכן הלאה. מי שחושב שרואה החשבון שלו הוא דמות מקצועית המביטה גם על עניינים אלו או דומים, ומי שמסתמך עליו יתר על המידה ותולה בו ביטחון ותקוות – עתיד להתאכזב. הנושאים שתוארו לעיל אינם מהווים חלק מתפקידו של רואה החשבון, הוא אינו "המלאך השומר" שלכם, ועליכם לדאוג לכך בעצמכם ובסיוע מקצועי של יועץ עסקי מיומן שהוא גם כלכלן. יועץ עסקי לומד את העסק ומלווה אותו יום יום, ולכן הוא מכיר אותו לפרטי הפרטים.

טעות נפוצה נוספת היא הסתמכות יתר על הדוחות שמספק רואה החשבון. מדויקים ככל שיהיו, דוחות הרווח וההפסד של רואה החשבון אינם נוגעים לכלל ההוצאות וההתחייבויות בעסק, למשל להחזרי הלוואות (מרכיב החזר הקרן), ולכן הם אינם מראים את התמונה המלאה. מכאן קצרה הדרך לתפיסה מוטעית של מצב העסק לאשורו ושל הרווחיות האמיתית שלו. לא פעם, הדוחות גם אינם מובנים מספיק לבעל העסק, שפשוט סומך על רואה החשבון, אינו מתעמק ואינו מסיק מסקנות מתבקשות בנוגע לניהול. ומעבר לכך, הדוחות של רואה החשבון משקפים למעשה את מצב העסק בדיעבד, כמה חודשים או שנה אחורה, ולא בזמן אמת, ובמרבית המקרים הם גם אינם מתמקדים במה שבאמת חשוב ורלוונטי לניהול השוטף של העסק.

לכן, חשוב להסתייע בעת הצורך ולפחות אחת לשנה-שנתיים בשירותי יועץ עסקי שהוא גם כלכלן, שיעזור לכם להבין את הדוחות היטב ובמידת הצורך יספק דוחות ברורים, מובנים, רלוונטיים לניהול ונכונים בזמן אמת.

השורה התחתונה

בשורה התחתונה, אל תחשבו שהיחסים מול רואה החשבון שלכם הם בבחינת "שגר ושכח" שמרו עימו על קשר רצוף, תנהלו את התהליך מולו,תשאלו והתעניינו בכול מה שקורה, ודאגו שהוא מקבל את כל החומר בצורה ברורה ומסודרת. מעבר לכך, זכרו את מגבלות תפקידו של רואה החשבון ופנו לקבלת ייעוץ עסקי בתחום פיננסיים רלוונטיים.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות ללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088  או בווטס אפ או בהודעה.