בעיה בגבייה – איך לייעל גבייה בעסק

על מוסר התשלומים במשק המקומי אין צורך להכביר מילים. מדובר בהתנהלות נגררת שבה עסקים נאלצים לעבוד באשראי של שוטף מול הלקוחות. לעיתים קרובות גם נוצרים עיכובים מרגיזים ובעייתיים עם התשלום, דבר היוצר שורה ארוכה של בעיות לעסק. במידה שהמצב מוכר לכם כדאי שתפנו לקבלת ייעוץ עסקי אשר יסייע בשיפור וחיזוק מערך הגבייה בעסק והתזרים ובשיפור היבטים נוספים.

מה קורה כשהגביה לא טובה

כאשר תשלומים של לקוחות מעוכבים נוצרות לא מעט בעיות. לדוגמא, העיכוב יוצר למעשה חובות לעסק שנאלץ כעת לקחת הלוואה או להגדיל את מסגרת האשראי בבנק, מה שכרוך לרוב בריביות גבוהות ובעצם בהפסדים, וכמובן בעיה בתזרים המזומנים והעמסה של עלויות מימון. מדובר בהשלכות משמעותיות ביותר על ההתנהלות השוטפת והלחצים שעימם צריך להתמודד בעל העסק, בין אם מדובר בבעיות מול הבנק, קשיים במציאות מימון להשקעות, משכורות, רכש וכיוצא בזאת.

ברמה האישית בעיות בגבייה בהחלט מוסיפות ללחץ ולדאגות של בעל העסק. לא רק שצריך להתמודד עם הקשיים הפיננסיים הנובעים ממוסר תשלומים ירוד אלא שהדבר הופך למטלה מעיקה. אם לא מספיק שעל בעל העסק לבצע אינספור מטלות בתחומי התפעול, השיווק, המכירות והניהול, עכשיו הוא גם צריך לשמש כשוטר שרודף אחר לקוחות שמסיבה זו או אחרת אינם משלמים על שירותים ומוצרים שהתקבלו. הדבר גוזל לא מעט משאבים מבחינת הזמן שיש להשקיע במיילים, בטלפונים, בהודעות וכן הלאה.

גם מבחינת תעצומות הנפש הסיטואציה איננה פשוטה: מצד אחד מדובר בלקוחות חיוניים לעסק ומצד שני הם לא משלמים וצריך לנקוט מולם גישה יותר תקיפה, ולמצוא את דרך הזהב תביא לתשלום מבלי לאבד את הלקוח. אין פלא שבעסקים רבים אנו רואים שהבעלים נוקטים בגישה דחיינית ומקווים שההגינות והיושרה הבסיסיות של הלקוח יכריעו, מה שלרוב לא עובד וכך עוד ועוד תשלומים אינם מגיעים בזמן או אינם מגיעים בכלל.

עוד בעיה לא פשוטה היא שגבייה לא מסודרת ולא יעילה מביא בסופו של דבר להפסדים מתוך פשרה. כלומר, הסיטואציה נעשית יותר מורכבת ככל שהזמן חולף והלקוח מתחיל לחשוב שאולי אפשר לקבל איזו הנחה, או לפחות פריסה נוחה יותר של התשלומים. בעל העסק מבין את הטענה מפני שלאורך התקופה בה הלקוח לא שילם על אותה ההזמנה כבר בוצעו על ידיו עוד כמה הזמנות, וכעת הצטבר סכום די רציני שנראה הגיוני לכאורה לפרוס אותו או לתת הנחה. לכן, כדי לקבל את הכסף מסכים בעל העסק לוותר על חלק מהסכום ובשורה התחתונה יוצא בהפסד.

מעבר לכך, כפי שאמרנו בעיות בגביה יוצרות בלגן פיננסי בעסק. לדוגמא, ייתכן מצב שבו דוחות רווח והפסד של רואה החשבון מתייחסים ל-"הכנסות" על הנייר עקב מכירות שבוצעו אך למעשה התשלום עליהן לא הגיע בחלקו או במלואו. בעל העסק שמסתמך אך ורק על הדוחות של רואה החשבון ואינו שומר יד על הדופק בניהול הפיננסי, מופתע לגלות שבעוד הוא לכאורה פועל ברווח הדבר אינו ניכר בחשבון הבנק. מדובר בטעות נגררת שיכולה להביא להחלטות שגויות והתנהלות לא נכונה עם השלכות מרחיקות לכת. יתר על כן, אם בעל העסק הוציא חשבונית כדי לקצר הליכים עוד לפני קבלת התשלום, אך בסופו של דבר התשלום לא התקבל במלואו או בכלל, ובעל העסק שכח להודיע על כך לרואה החשבון שלו – נוצר מצב בו משלמים מס על סכומים שלא נכנסו.

ייעוץ עסקי לייעול הגבייה בעסק

אין ספק שנושא הגבייה הוא רגיש ויש לטפל בו בזהירות ובחוכמה, עם הפגנת תקיפות ונחישות במידה הראויה, כמו גם הבנה ושיתוף פעולה במידת הצורך. עקב מורכבות הנושא אנו ממליצים לפנות לקבלת ייעוץ עסקי על ידי יועצים בעלי ניסיון רב כמנהלים בשטח שכבר התמודדו לא פעם ולא פעמיים עם מגוון מצבי ואתגרי גבייה. פגישה עם יועץ עסקי בנושא הגבייה יכולה גם לפתוח דלת חשובה לשיפור היבטים נוספים, לאור הניסיון של בעל מקצוע שכבר ייעץ להרבה עסקים מתחום הפעילות של העסק. כך לדוגמא, ייעוץ עסקי עשוי להרים תרומה משמעותית להגדלת הרווחיות והגדלת המחזור, להתנהלות פיננסית תקינה, לשיפור השיווק והמכירות, לקבלת כלי ניהול אפקטיביים, ועוד.

צעדים לשיפור הגבייה

כאמור, בתהליך ייעוץ עסקי ניתן לעבור על ההיבטים השונים של מערך הגבייה בעסק, ולפעול לשיפורם הן ברמה הכללית והן ברמת הייעוץ לגבי מצבים ספציפיים שהתעוררו. יחד עם זאת, על מנת לסייע לכם כבר עכשיו ועוד לפני פגישת הייעוץ, אנו מביאים מספר המלצות בסיסיות:

ראשית, חשוב לזכור שבסופו יום איננו רוצים לפגוע במכירות העסק גם אם רוצים מאוד לייעל את הגבייה ולקבל את מלוא הכסף ומהר. לכן, אם מדובר בלקוח בעל פוטנציאל רכישה טוב ולתקופה ארוכה, כדאי לשקול התנהלות נדיבה מבחינת תנאי התשלום. יחד עם זאת, אתם רוצים כמובן להבטיח עצמכם ולקבל שליטה טובה ככל האפשר על נושא הגבייה. לכן אחת האפשרויות היא לסכם שהלקוח משאיר לכם את פרטי כרטיס האשראי שלו ואתם מחייבים את הכרטיס מול כל עסקה בהתאם למועד ולתנאי התשלום שסוכמו. נכון, ישנן עוד שיטות תשלומים החל בהעברה בנקאית ועד לצ'קים, אך עימן השליטה שלכם נמוכה יותר.

יש לציין כי אם מדובר בלקוח קבוע המבצע הזמנה חודשית/דו חודשית קבועה, ניתן לסגור איתו על העברת קבע. אם יש לכם תוכנת ניהול חשבונות מתקדמת תוכלו לטפל בנושא גם באמצעותה. אמנם גם העברות קבע יכולים לקוחות לבטל מחוץ לשליטה שלכם, אבל הדבר נכון גם לגבי כרטיס האשראי. היתרון של הוראת קבע במקרה זה היא שאינכם צריכים לזכור או לדאוג לנושא הכספי, שכן הכספים עוברים באופן קבוע ואוטומטי בכל מועד שסוכם מול הלקוח.

יחד עם זאת, כפי שכולנו יודעים יש לקוחות שמשלמים רק בצ'קים ולא מוכנים לשנות את הנוחות וההרגלים. במקרה זה, אחת הבעיות שנוצרות היא שמרגע שהצ'ק נשלח בדואר ועד שהוא מגיע אליכם בחסות דואר ישראל, עלול לעבור זמן רב. זאת עוד לפני שדיברנו על בעיות, תקלות וטעויות במשלוח הדואר, מה שלא מוסיף לבריאות שלכם, לחשבון הבנק או ליחסים עם הלקוח. לכן, עדיף להיעזר בשירותי שליחים שאוספים בשבילכם את הצ'ק ומביאים ישר אל העסק. אמנם הדבר כרוך בעלויות מסוימות אך הן משתלמות יותר מכיסוי של מינוס בבנק לתקופה שבה אתם כוססים ציפורניים עד שהצ'ק מגיע בדואר.

שם המשחק: לעבוד מסודר

כמו בכל תחום הקשור לניהול העסק, ובוודאי בכל הקשור לפן הפיננסי, שם המשחק בגבייה הוא לעבוד בצורה מסודרת ומאורגנת ולהקצות את המשאבים הנכונים. קודם כל, אם יש אפשרות כדאי מאוד למנות אדם בעסק שיהיה אמון על תחום הגבייה ויוריד את הנטל מהכתפיים שלכם. את התפקיד ניתן להטיל על אחד העובדים הקבועים, עובד חדש שתיקחו במשרה מלאה או חלקית, או לפנות לשירותי מיקור חוץ המספקים מענה טוב בתחום הזה. בכל מקרה מדובר באדם שמוגדר לו שתפקידו הוא לדאוג לגבייה, ולא לזרוק את זה כמטלה נוספת המצטרפת לאחרות ושהוא בקושי מגיע אליה. אם מדובר בעובד של העסק, שימו לב לבחירה באדם שיודע להיות נעים ואדיב מצד אחד, אבל אסרטיבי ותקיף מצד שני. כמו כן הוא צריך להיות אחראי ומסודר על מנת שיזכור לחזור אל הלקוחות ולוודא שהתשלומים נכנסים במועד. יש להדגיש כי בכל הקשור לגבייה, לא צריך להתקפל כל הזמן ולא צריך להיכנס למלחמות. מה שצריך הוא להיות עקביים ומסודרים, לשלוח מייל או להרים את הטלפון בלי להתבייש, גם אם זה אומר לפנות שוב ושוב ולהזכיר.

שנית, חשוב לעבוד עם מערכת גבייה ממוחשבת, המהווה לרוב חלק ממערכת/תוכנת ניהול עסקים והנהלת חשבונות. באמצעות המערכת יכולים בעלי העסק לעקוב אחר פעילות העובד האחראי על הגבייה. רצוי מאוד שיהיה תהליך מוגדר ומסודר של הגביה שבו ברורים מרווחי הזמנים שבהם מוציאים תזכורות למי שמאחרים לשלם, כיצד מבצעים את הפנייה, השלב שבו עוברים מפניות במייל לטלפון, וכדומה. מבחינת בעלי העסק, כדאי שלפחות פעמיים בחודש תסתכלו על דוחות הגבייה שמוציא העובד האחראי במערכת הממוחשבת. הסתכלו על תנאי התשלום ועל היקף החובות של כל לקוח, בחנו כמה זמן עבר מאז שהוא אמור היה לשלם, ובמידת הצורך התערבו.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה