איך לנהל נכון את העסק?

בעסקים רבים אנו רואים בעלים שיש להם הבנה מצוינת בתחום עיסוקם, אבל בכל הקשור לפן הניהולי המצב פחות טוב. למעשה, בחלק נכבד מהעסקים המצויים במשבר או מגיעים לסף סגירה, בעיה מרכזית היא ניהול לא נכון ולא מסודר של העסק. וגם אם העסק אינו מדשדש או מצוי במשבר, אין ספק כי ניהול טוב ונכון יותר שלו יוכל להביא אותו למחוזות חדשים מבחינת הרווחיות והמחזור. אז איך לנהל נכון את העסק? במאמר הבא ניתן מספר נקודות ציון בסיסיות.

יד על הדופק הפיננסי

לא פעם אנו רואים עסקים שמתפקדים ברמה השוטפת ועובדים יפה, אבל עקב העומס הבעלים לא מצליח לגעת בניהול הפן הפיננסי כמו שצריך, או שההבנה שלו בנושאים אלו אינה מספקת. אז בראש ובראשונה, ניהול נכון של עסק מחייב אתכם לדעת היכן אתם נמצאים מהבחינה הפיננסית, כלומר לדעת כמה העסק מרוויח, מה ההוצאות וההכנסות שלו, מה ההתחייבויות לספקים, מה ההתחייבויות להחזרי הלוואה, איזה מוצר/שירות יותר ופחות רווחי, ואם יש הפסדים – מאיפה הם מגיעים. מלבד זאת יש לנהל בצורה נכונה וקבועה את תזרים המזומנים ובכך נעסוק בהמשך.

את התשובות המלאות לנושאים שלעיל לא ניתן לקבל מהדוחות של רואה החשבון. נכון שהדוחות שלו חשובים ויש לקרוא אותם היטב ולגזור את המסקנות, אבל לא די בכך. זכרו שתפקידו של רואה החשבון הוא לסייע בנושאי המיסוי ולעיתים בכמה נושאים מקבילים, אבל הוא אינו יועץ פיננסי או יועץ עסקי, ואין זה מהכשרתו או מתפקידו. יתר על כן, הדוחות שלו אינם משקפים את מצב העסק בזמן אמת אלא נוגעים לתקופה ארוכה שמלפני כמה חודשים או שנה, והם גם אינם כוללים את מכלול ההתחייבויות שלכם.

אם אין לכם הבנה פיננסית מספקת, או שמכל סיבה אחרת הניהול הפיננסי אינו רציני מספיק, חשוב לשנות את המצב ומהר. אחת האפשרויות היא לפנות ליועץ עסקי שיוכל להכין לכם דוחות כלכליים מובנים וברורים המספקים מענה לנושאים שאותם הזכרנו לעיל.

בשביל לדעת איפה עומדים מהפן הפיננסי, בשביל לקחת החלטות נכונות ולמנוע טעויות נגררות עם השלכות חמורות, מתחילים בדוחות כלכליים פשוטים להבנה שנוגעים בכל היבטי העסק, בדגש על אלו שהינם רלוונטיים להתנהלות השוטפת.

כמה מילים על ניהול תזרים המזומנים

כפי שאמרנו, ניהול נכון של עסק מתחיל בהבנה טובה של מצבו הפיננסי כעת, בטווח הקרוב ובטווח הארוך יותר. אחד הנדבכים החשובים של התנהלות נכונה מבחינה פיננסית הוא תזרים המזומנים, שנותן לכם את מצב החשבון ואת מצב ההכנסות בעסק מול ההתחייבויות שלו, ומתוך כך את שיעור הנכסים הנזילים שניתן להשתמש בהם. בדרך זו אפשר לראות את מצב חשבון הבנק מספר חודשים קדימה, לדעת איפה עומדים מבחינת הנזילות, ולקיים התנהלות שקטה עם תכנון ריאלי והחלטות מושכלות.

אם נחזור לרגע אל רואה החשבון שלכם, יש להזכיר שמרבית הכספים המצוינים בדוח רווח והפסד הם לא נזילים, מה שעלול לגרור טעויות קשות. למשל, חלק גדול מהכסף משמש לכיסוי הלוואות, לכיסוי התנהלות שוטפת, לכיסוי אשראי ללקוחות וכיוצא בזאת. לכן אם מסתמכים רק על דוחות תקופתיים בלי לנהל תזרים מזומנים בצורה קבועה, יש סיכון גבוה לנטילות הלוואות בלתי הכרחיות, לחריגות ממסגרת האשראי, לחובות שהולכים וגדלים וכן הלאה.

אם כן, ניהול נכון של עסק מבוסס על תזרים מזומנים המציג באופן מהימן את הכסף שעומד לרשותכם. לשם כך יש להכין בטבלת אקסל או בתוכנה ייעודית דו"ח תזרים שנותן לכם את יתרת הבנק לכמה חודשים הלאה, מה שמאפשר גם לעדכן את הבנק בזמן לקראת חריגות צפויות מהמסגרת. בנוסף, אם יש צפי לחריגות עולה המוטיבציה להגדלת מכירות, להתייעלות בהוצאות ולפעולות נוספות התורמות לצמיחה ולהגדלת הרווחיות. יתר על כן, הדו"ח מונע טעות קשה של הערכת יתר בהכנסות מול הערכת חסר בהוצאות, בזכות הצגת תמונה ריאלית בזמן אמת שניתן לבצע לפיה שינויים מתבקשים תוך הסתגלות טובה למציאות הנוכחית.

במידה שאינכם יודעים כיצד להכין דו"ח תזרים מזומנים כדאי שתפנו אל יועץ עסקי שינחה אתכם בהכנתו. לא מדובר במשימה מורכבת במיוחד אך יש להכניס את הסעיפים הרלוונטיים, להתייחס לתקופה של 3 עד 6 חודשים, ולהעריך בצורה נכונה ככל האפשר את התחזיות. וחשוב מכל: לאחר שהיועץ העסקי העלה אתכם על הדרך הקפידו לנהל את דו"ח תזרים המזומנים באופן קבוע ואל תתנו לו להתמוסס, עם עדכונים רצופים ברמה השבועית ואפילו היומית.

עוד מילה אחרונה על ניהול פיננסי של העסק

אם אינכם מקפידים או אינכם יודעים כיצד לנהל את הפן הפיננסי של העסק באופן מקצועי, אנו ממליצים לפנות אלינו לסיוע. לא מדובר במשימה ארוכה או יקרה במיוחד והיא תיתן לכם את ההבנה ואת הדוחות הכלכליים הנחוצים על מנת לנוע בדרך הנכונה. זכרו שהדוחות הכלכליים מאפשרים לכם גם לבנות תקציב הולם לעסק, ומכאן לקבל החלטות שוטפות טובות, למשל על מבצעים להורדת מחירים, העלאת משכורות, השקעות בפרסום וכן הלאה. במילים אחרות, הם נותנים את היסודות והנתונים שעימם יוצאים לדרך של הגדלת רווחיות בעסק.

יש לציין כי עם השנים פיתחנו שיטת ייחודית לבניית דוחות כלכליים פשוטים להבנה, אשר מספקים תמונה ברורה של מצב העסק, מבלי שתצטרכו להיות בעלי ידע חשבונאי או פיננסי מעמיק. לכך מצטרף ניסיוננו הרב ככלכלנים וכמנהלי עסקים כאחד, המאפשר בנייה מדויקת של דוחות מתאימים לעסק הספציפי, בכל מגזר ותחום פעילות במשק.

לעבוד עם תוכנית עסקית

ניהול נכון של עסק מחייב שתהיה תוכנית עסקית. מדובר בתוכנית המהווה תחזית מפורטת של הוצאות והכנסות העסק ברמה החודשית למשך השנה או השנתיים הבאות. על התוכנית העסקית להתייחס בין היתר לעלויות הפיתוח והייצור של מוצרים, כולל כוח אדם דרוש לתחום הייצור, משכורות של עובדים פנימיים וחיצוניים של העסק, הוצאות על אחסון, הובלה, הפצה, חשמל, הוצאות ייבוא של חלקים לצרכי ייצור, או הוצאות שונות על אספקת שירות אם זהו המודל העסקי שלכם.

מלבד זאת, על התוכנית להתייחס לקשת רחבה של היבטים נוספים, כגון תמחור המוצר בהתאם לשאיפות הרווח שלכם, הרווח השולי המקובל בתעשייה הספציפית. מיתוג ומוניטין, ועוד. התוכנית צריכה להתייחס לסימני מסחר ופטנטים רשומים שלכם, לנקודות תורפה והצלחות של מתחרים, לרמת הביקוש או הרוויה בשוק, לאסטרטגיות יעילות בתחומכם, וכיוצא בזאת. מעבר לכך בתוכנית עסקית צריכים להתייחס אל הנהלת ומבנה העסק, העץ הארגוני, תפקידים שאולי יתווספו בהמשך, שכירים ופרילנסרים, חנויות פיזיות או מקוונות, סניפים שעתידים לקום וכדומה. בתוך כך יש להתחשב בתקורות על כלל מרכיביהן, כאשר כל הנתונים חייבים להירשם בצורה מסודרת ומאורגנת כדי שיוכלו לשמש להשגת יעדי התוכנית העסקית.

האם חייבים תוכנית עסקית?

אם אתם רוצים לנהל נכון את העסק, אז כן – תוכנית עסקית היא בגדר חובה. התוכנית העסקית מספקת תחזית הוצאות והכנסות מדי חודש לשנה או שנתיים, ולכן היא בגדר תוכנית עבודה חיונית שממנה ניתן לגזור למשל תקציב הוצאות בכל הסעיפים ויעדי מכירה. זהו היסוד והעוגן להתנהלות נכונה, הן מהפן הפיננסי והן מהפן האסטרטגי, אשר מנחה אתכם לאורך תקופות ארוכות על התמורות והשינויים שלהן. מלבד זאת היא נותנת את הפתרונות לנקודות תורפה ובעיות שקיימות כרגע בעסק, וסוללת את הדרך לשיפורן באופן הדרגתי, ריאלי ונכון. באמצעותה בעל העסק יודע לא רק היכן הוא נמצא אלא גם להיכן הוא רוצה להגיע (על ידי פירוט מטרות ויעדים), ומהם הצעדים שיש לבצע כדי להשיג את המטרות.

ניתן להבין אם כן, שבנייה של תוכנית עסקית מפורטת ומקצועית – איננה פשוטה. מלבד הזמן הדרוש לשם כך יש בתוכנית סעיפי הוצאות רבים המשפיעים אחד על השני, ואילו בתחזיות לגבי ההכנסות יש לבצע השערות מושכלות. לכן, אם אין לכם את הרקע הפיננסי והניהולי ההולם, כדאי להסתייע לבניית התוכנית העסקית ביועץ עסקי אשר בנה בעבר תוכניות עסקיות למאות עסקים ממגוון מגזרים במשק, ובפרט מתחום העיסוק שלכם.

ניהול עצמי וניהול עובדים

ניהול נכון של עסק תלוי לא מעט בכישורי הניהול שלכם. כך לדוגמא, ידוע כי מנהלים מצליחים הם אלו שיודעים לנהל את עצמם בצורה טובה ובמספר רמות. הם יודעים לנהל את זמנם באופן אפקטיבי ונכון, מסוגלים לקבל החלטות אובייקטיביות ומושכלות, מסוגלים ורוצים לקחת אחריות, וגם יודעים לנהל את עצמם ברמה המנטאלית – רגשית. מדובר בתכונות חשובות המאפשרות התמודדות טובה בעיתות עומס ולחץ שיכולות להופיע אפילו ברמה היומית, ואת כולן ניתן ללמוד ולשפר. יחד עם זאת, צריך ללמוד אותן ממי שמחזיק בארגז כלים ניהולי עשיר ויודע להתאים אותו לצרכי המנהל הספציפי. זוהי בדיוק המטרה של אימון עסקי למנהלים שמבצעים היועצים העסקיים שלנו.

כך לדוגמא, ברור שעל המשאבים החשובים ביותר של המנהל נמנה הזמן, ויש לדעת כיצד לנצל ולנהל את המשאב הזה באופן נכון. ניתן כאמור ללמוד ולהשתפר בכך, למשל להתכוונן על הדברים שבאמת חשובים כעת בעסק, לזהות ולקבוע סדרי עדיפויות, לארגן מטלות באופן מסודר ולקדיש להן זמן בהתאם. עוד דוגמא לכישורים נחוצים היא היכולת לנהל בצורה אפקטיבית את העובדים, כלומר להפוך את עבודתם ליעילה ורווחית ככל האפשר. יש דרכים רבות להשיג את המטרה הזו, למשל על ידי יכולת הובלה של המנהל, מתן דוגמא אישית מצידו, אינטליגנציה רגשית, תקשורת טובה וכן הלאה. בנוסף ניתן לייעל את העבודה באמצעות תמריצים שונים, למשל עמלות לאנשי המכירות, אמצעי ניטור ומדידה לעובדים הייצור, כאשר הדגש הוא על כלים שמחזקים מוטיבציה מבלי ליצור תסכול.

דוגמא אחרונה מיני רבות אחרות קשורה לכישורי המכירה והשיווק של המנהל. ניהול נכון ומוצלח של עסק מצריך את המנהל להכיר טוב גם את תחום המכירות והשיווק על הכישורים והמיומנויות הרלוונטיים, כלומר לדעת כיצד לשווק את עצמכם ואת השירותים והמוצרים של העסק, לתמחר במחירים שבאמת מגיעים לכם, ואיך הופכים לידים טובים לעסקאות מוגמרות. באמצעות אימון עסקי למנהלים ניתן לשדרג גם את ההבנה והכישורים בתחום הזה, וגם ללמוד איך להימנע מטעויות שעולות לעסק באובדן לקוחות. למשל, לומדים לבצע מעקב אחרי לידים, לעשות פולואפים על מכירות, לחזור ללקוחות אחרי ששלחתם הצעות מחיר ולנהל בצורה אפקטיבית את תהליכי המכירה. לעיתים קרובות הצעדים הפשוטים האלו מביאים להגדלה משמעותית בכמות העסקאות הנסגרות בעסק, וכאמור ניתן ללמוד אותם מיועצים עסקיים מיומנים.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה