המדריך לייעול העסק

בעסקים רבים יש הרגשה שלאור ההכנסות והמכירות, הרווח הנקי וחשבון הבנק היו יכולים להיות במצב טוב יותר. לא פעם גם ישנם סימנים די טובים להיעדר יעילות בעסק. אם המצב מוכר לכם כדאי לקבל ייעוץ עסקי שיעזור לייעל את העסק מבחינות שונות.

למה אתם לא יעילים?

ניסיון רב שנים של ניהול בשטח ובייעוץ עסקי, הראה לנו שיכולות להיות מגוון סיבות לחוסר יעילות בעסק. למשל, יש בעלי עסקים מצוינים ובעלי ידע רב בתחומי עיסוקם, אך בכל הקשור לפן הפיננסי או לכישורי ניהול בפני עצמם – המצב פחות טוב. כמו כן, ניהול עסק מטיל על המנהל/הבעלים לא מעט משימות בשוטף, ולכן קשה למצוא את הזמן כדי לעצור, להסתכל על המצב, להתארגן בצורה יעילה יותר ולפעול בהתאם.

מלבד זאת, במקרים רבים אנו רואים שהעסק מתנהל לפי "טייס אוטומטי", כלומר לפי הרגלים ודפוסים שנרכשו עם השנים על ידי המנהלים והעובדים. מדובר בדפוסים שנותנים ביטחון ושקט כי הם מוכרים, אבל לא בהכרח יעילים. לכן ממשיכים להתנהל עם מה שמוכר ולסבול מרווחיות נמוכה מזו שניתן היה להשיג. מעבר לכך ישנן עוד סיבות שונות להיעדר יעילות בעסקים, אשר יועץ עסקי מיומן יכול לזהות ולתת להן פתרונות.

להבין מה קורה בעסק

כפי שאמרנו, במקרים רבים בעלי העסק לא מצליחים לראות את הנקודות הלא יעילות שלו, בין אם בגלל העומס, חוסר הבנה פיננסית, דפוסי התנהלות וכדומה. לכן מומלץ לפנות אל יועץ עסקי המבצע סקירה של מגוון היבטים בעסק, למשל של המצב הפיננסי והתזרימי, ההכנסות והנכסים השונים, ההתחייבויות וההוצאות, התנהלות ההנהלה והעובדים וכיוצא בזאת. מדובר במעין "עצירה" כדי לקבל תמונה מלאה, אובייקטיבית ומקצועית שנותנת את המינוסים והפלוסים בעסק לאור הניסיון וההשכלה הכלכלית של היועץ. לאור התמונה הזו וההבנה שלה, היועץ גם יכול לתת פתרונות ברי יישום לבעיות של חוסר יעילות, וכן לנקודות תורפה נוספות של העסק. אם צריך, היועץ העסקי גם יכול לבנות תוכנית עסקית הכוללת את הפתרונות לבעיות, עם הצבת יעדים מוגדרים והגעה אליהם בצורה הדרגתית, נכונה ובטוחה. היועץ העסקי גם מלווה את יישום התוכנית מול אתגרים של קבלת שינויים, וממשיך לבחון לאורך הזמן את העמידה ביעדיה.

ת'כלס: איך אפשר לייעל את העסק?

למעשה יש קשת רחבה של צעדים המביאים לייעול העסק, אותם יש להתאים למאפיינים המיוחדים של הפעילות ולבעיות שהתגלו. יש להדגיש שכאשר אנו מדברים על "בעיות" הן אינן חייבות להיות גדולות מאוד אלא נקודות של אי יעילות שכדאי לתקן על מנת לשפר את הרווחיות. אם כן, בואו נראה כמה דוגמאות לצעדים שניתן לבצע כדי לייעל את העסק:

• הקטנת הוצאות – אחד הפרמטרים החשובים לייעול העסק הוא כמובן צמצום ההוצאות, ולשם כך יש לבדוק היטב את הוצאות האספקה/הייצור ואת התקורות בעסק. כך למשל, במקרים רבים אנו מגלים שהספקים שעימם בעלי העסק התרגלו לעבוד לא נותנים את המחיר הטוב ביותר או את השירות הטוב ביותר בשוק. נכון שנוח להמשיך ולעבוד עם הספק שמכירים, אבל אם אפשר לשלם פחות על אותם מוצרים או שירותים, שווה לשקול את זה. לעיתים קרובות פנייה אל ספקים חדשים שנכנסו לאחרונה לשוק תניב הצעות מחיר משתלמות יותר, ובכל מקרה שווה לקבל כמה הצעות ולחזור אל הספק המקורי שלכם שאולי יסכים להוריד במחיר בשביל להשאיר אתכם. זוהי רק דוגמא אחת להקטנת ההוצאות ויש עוד רבות אחרות, החל במחזור וסגירת הלוואות לא טובות, ועד להקטנת הוצאות על שכירות, חשמל וכדומה.
• כלי ניהול אפקטיביים – כפי שאמרנו, לעיתים בעלי עסק מוכשרים בתחומם אינם מחזיקים כישורי ניהול מצוינים, ומדובר בתחום שבהחלט ניתן ללמוד אותו. יועץ עסקי מביא ארגז עשיר של כלים ניהוליים ומעמיד אותו לרשות בעלי העסק, אשר כיצד להשתמש בו עכשיו ולטווח הרחוק. לדוגמא, אנו רואים בעסקים רבים בעיות של הגדרת תפקידים, מה שיוצר בזבוז זמן, חוסר בהירות, חילוקי דעות, עבודה כפולה וכדומה. עוד דוגמא היא היעדר תעדוף או תעדוף שגוי של משימות המנהל, מה שמביא להתנהלות של הנחת טלאים ולבזבוז זמן, בעוד משימות חשובות אינן מטופלות כראוי. מעבר לכך, יכולות להיות עוד בעיות ניהוליות המביאות לחוסר יעילות מבחינת תפוקת העובדים, ובכל אלו ניתן וחשוב לטפל באמצעות יועץ עסקי מיומן.
• לצמצם משרות – עוד מצב של חוסר יעילות אנו רואים בעסקים המעסיקים עובדים שכבר לא ממש מצדיקים את המשרה המלאה. לכן רצוי לבצע סקירה של מצבת העובדים ולשקול את תרומתם לעומת השעות והמשכורות. במידת הצורך ניתן לצמצם משרות על ידי איחוד תפקידים או מו"מ על התנאים עם עובד מסוים. כמו כן, בהחלט שווה לבדוק את האפשרות של העברת חלק מהפעילות למיקור חוץ, למשל את הנהלת החשבונות בעסק, מה שיאפשר לקבל מענה מקצועי מבלי להעסיק את העובד על כל המשתמע מכך מבחינת המשכורת, המיסוי, התנאים הסוציאליים וכדומה.

מלבד האמור לעיל יש עוד צעדים רבים שאפשר וכדאי לבצע לייעול העסק. לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה